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Iterrative Implementierung

Diese Umsetzung erfolgt in mehreren Schritten ( Iterrationen ) auf Grundlage einer minimalen Einstiegslösung, die mindestens

  • den Belege digitale empfängt 
  • den Absender zuordnet
  • die bereitgestellten Stamm- und Vorgangsdaten aus dem ERP-System für die manuelle Bearbeitung zur Verfügung stellt
  • Rückfragen mit anderen Mitarbeitern ermöglicht
  • die Ergebnisse der Bearbeitung an das Zielsystem vollständig oder zur weiteren Bearbeitung übergibt

Die installierte Einstiegslösung kann nach der Installation und anschließender minimaler Einrichtung mit den vorhandnen Grundfunktionen eingesetzt oder mittels  mehrerer Optimierungsschleifen (inklusive Workshops und Anpassungen) auf die jeweiligen  Bedürfnisse angepasst werden.

Diese Vorgehensweise wird häufig gewählt

  • wenn man sich mit den Belegen und zugehörigen Vorgängen NICHT auseinander setzen möchten (häufig Zeitgründe)
  • wenn man gerade ein anderes Zielsystem (neues ERP) in Betrieb nimmt, und die zukünftigen Prozesse noch nicht kennt
  • wenn zunächst mit einem minimalen Standard beginnen und in späteren Iterationen, z.B. 6 bis 12 Monate, die Optimierungen auf Grundlage neuer Entwicklungen und Erkenntnisse durchführen möchte

Diese Vorgehensweise ist besonders für die Unternehmen geeignet, die schnell starten wollen, agil aufgestellt sind oder auf die analytische Methode keine Lust haben. auf Grundlage einer fundierten Bedarfsanalyse die automatisierte Belegverarbeitung umsetzen möchten.

Typische Ausgangssituation für die Konzept-Iterrative-Implementierung:
  • Sie möchten schnell starten und sind agil aufgestellt, oder haben für die analytische Methode (https://content.stratoz.de/books/automatisierte-belegverarbeitung/page/konzeptorientierte-implementierung-konzept-implementierung) keine Zeit.
  • Sie stellen gerade auf ein neues ERP-System um und möchten eine Belegverarbeitung mit minimalen Grundfunktionen als Kunde)AddOn setzenzu Ihrem ERP-System erwerben und sich nicht in weiteren Workshops zum Thema Beleganalyse aufhalten.
  • Sie möchten Ihr Zielsystembestehendes (dasERP-System ERP, z.B. proALPHA) schon seit längerer Zeitum ein minimale Einstiegslösung zur Verarbeitung Ihrer Belege erweitern, mit dieser Lösung mindestens 6 bis 12 Monate arbeiten und können Fragendann zu deneinem Stamm-späteren und Vorgangsdaten Ihres ERP-Systems beantworten.
    Ihre Sachbearbeiter können Auskunft darüber geben, wie sie Ihre eingehenden, sehr unterschiedlichen Belegtypen bearbeiten undZeitpunkt die Belegdatennotwendigen inOptimierungen Ihremauf ZielsystemGrundlage (Ihremvon ERP)Change erfassen,Requests umdurchführen.
    • die Belege vollständig zu verarbeiten.
    Ihre Sachbearbeiter wissen genau, welche Aufgaben der neue Kollege "Digitaler Sachbearbeiter" übernehmen sollte, damit die zukünftige Sachbearbeitung entlastet wird.
  • Ihr Team hat großes Interesse die Sachbearbeitung zu automatisieren.
    Ihr
    • Team hat Interesse daran, sich im Vorfeld mit den Belegen und der zugehörigen Sachbearbeitung auseinanderzusetzen, um nicht nur eine effektive, sondern auch eine effiziente Lösung zu erhalten.
  • Die automatisierte Verarbeitung Ihrer Belege durch "Digitale Sachbearbeiter" ist für Sie ein wichtiger Schritt Ihrer digitalen Transformation.
  • Ihrem Team ist bewusst, dass es nicht nur um die Digitalisierung, sondern auch um die Transformation (Veränderung für mehr Effektivität und Effizienz) Ihrer Sachbearbeitung geht. Ihr Team steht Veränderungen offen gegenüber.

 

Ablauf bei der Konzept-Implementierung:
Durchführung
einer
    detaillierten
  1. Beleg-

    Workshops, in dem eine kleine Auswahl Ihrer Belege betrachtet wird, um zu entscheiden, ob die Einstiegslösung vom Grundsatz funktioniert. Ein "vom Grundsatz: Ja" kann bedeuten, dass nur der Absender und Prozessanalyseeinige inklusivewenige Workshops.
    Belegdaten verarbeitet werden.

  2. Erstellung eines umfassenden Realisierungskonzepts.
    Erstellung verbindlicher (Richtwert)-Angebote:
    • Software-Angebot
      Angebot, mit den notwenigen Komponenten für die Einstiegslösung
    • Dienstleistungsangebot mit Pauschalen und Kontingenten (Erfahrungswerten), die nach Aufwand abgerechnet werden.werden, inklusive Kostenübernahmeerklärung für Mehraufwände.
    • Change Request - AngebotAngebot, mitwird einemzunächst Richtwert.nicht Derabgegeben.
      • Preis
    kann
    3. abweichen, wenn es zu neuen Erkenntnissen kommt.
  3. Ihre Auftragserteilung
  4. Sie erhalten von uns einen wichtigen Fragebogen im Excel-Datei-Format (es handelt sich um notwendige Informationen für die Einrichtung unserer Produkte).
  5. Projekt-KickOff-Meeting - hier stellen sich alle Teilnehmer vor. Es werden die nächsten Schritte abgestimmt.
  6. Sie stellen uns alle notwendigen Informationen und Ressourcen zur Verfügung, dabei koordinieren Sie auch Ihre Dienstleister (z.B. proALPHA). Besonders wichtig für die Umsetzung sind:
  7. Planung der Umsetzung durch StratOz, wenn alle notwendigen Informationen, IT- und Personal-Ressourcen bereit stehen

  8. Die Projekt-Umsetzung erfolgt in einem festgelegten, kurzen Zeitfenster. Es kommt zur Unterbrechung der Umsetzung und Neu-Einplanung, wenn nicht alle notwendigen Informationen, IT- und Personal-Ressourcen zur Umsetzung bereit stehen.

    • Grundinstallation
    • Einrichtung der Lösung
      Bereitstellung
      • der gewünschten Change Requests (oder später, je nach Vereinbarung)
    • Technischer Integrationstest mit dem Anwendungsadministrator
    • Fachliche Integration der Lösung mit den Key-Usern auf Grundlage dereiniger BelegeBelege.
      • (aktuelle 1:1 Abbildung), die im Rahmen der Beleganalyse als P1 deklariert wurden.
    • Akzeptanz der Lösung, wenn Belege ausabgeholt werden und der Beleganalyseweiteren verarbeitetBelegbearbeitung durch den Anwender zu Verfügung stehen und anschließend an das Zielsystem übergeben werden
       können.
    • Anwenderschulung durch die Key-User, bei Bedarf mit unserer Unterstützung
  9. Einrichtung der Clients durch Ihre IT
  10. Transport der Lösung aus der Test-(Akzeptanz-)Umgebung in die Echtumgebung
  11. Das Projekt wurde von uns an dieser Stelle vereinbarungsgemäß umgesetzt und abgerechnet. Sie starten den Echtbetrieb der Lösung wann immer Sie wollen. Sie können je nach Bedarf zunächst mit Top 10 Lieferanten starten oder andere Integrationsstrategien wählen. Wir können Ihnen hierfür, für eine bestimmte Zeit (für die Einarbeitung) mehr User-Lizenzen bereitstellen als bestellt.
    Erst
  12. Sie formulieren nach Projektabschlussder Installation und ca. 3 Monaten Echtbetrieb erfolgt eine kostenpflichtige BetrachtungAbnahme der formuliertenEinstiegslösung so lange Ihre Change Requests.Requests, Wirbis sorgendie mitLösung diesemIhren Vorgehenangestrebten dafür,Automatisierungsgrad dasshat.
    13. unnötige
Change

 Requests bei uns und Ihrem ERP-Lieferanten vermieden werden.

Rahmenbedingungen für die Konzept-Iterative-Implementierung:
  • Auf beiden Seiten sind jeweils Projektkoordinatoren benannt, die für die Koordination der Termine, die Abarbeitung der jeweiligen Aufgaben und Statusmeldung zuständig sind.
  • Beide Seiten sorgen dafür, dass die geplanten Aufwände nicht überschritten und Zeiten eingehalten werden. Abweichungen sind unverzüglich anzuzeigen.
  • Die Softwarekosten sind nach Lieferung und Rechnungsstellung sofort und im vollen Umfang fällig.

     ????

Wartungs- bzw. Mietkosten sind nach Installation der Software und Rechnungsstellung sofort und im vollen Umfang fällig.
Dienstleistungen sind nach Erbringung und Rechnungsstellung sofort und im vollen Umfang fällig.
Pauschalen; ohne detaillierten Leistungsnachweis
Angebotene Kontingente; bei Bedarf mit Leistungsnachweis, wenn der Zeitraum nicht länger als 2 Monate zurückliegt. Die Projektkoordinatoren haben sich zeitnah und regelmäßig über den aktuellen Kontostand (Kontingent und Verbrauch) auszutauschen.
Change Requests sind nach Erbringung und Rechnungsstellung sofort und im vollen Umfang fällig.
Angebote von Change Requests zeigen einen Richtwert an, der durch neue Erkenntnisse bei der Umsetzung und Implementierung oder durch weitere Wünsche steigen kann. 
Weitere ungeplante Change Requests und alle damit verbundenen Tätigkeiten sind kostenpflichtig. Angefallene Tätigkeiten werden auch dann abgerechnet, wenn der Change Request nicht umgesetzt oder abgebrochen wird.
Wir unterscheiden folgende Change Requests:
Erfolgsnotwendige Änderungen (Change Requests); ein für den Projekterfolg notwendiger Aspekt (Typischer Wortlaut: die Lösung kann so nicht genutzt werden) wurde im Workshop nicht genannt oder wurde vergessen, ist den Vertragsunterlagen nicht zu entnehmen oder wurde nicht angeboten. Diese Situation kann ein Projekt verzögern. Bitte prüfen Sie die Angebotsunterlagen und die Belegbeispiele daher sorgfältig, um Unstimmigkeiten zu vermeiden. Wichtig ist: die erfolgsnotwendige Änderung oder Anpassung ist nicht kostenlos.
Erfolgserweiternde Änderungen (Change Requests); ein für den Projekterfolg nicht notwendiger Aspekt, sondern eine Erweiterung, die im Workshop nicht genannt oder vergessen wurde, den Vertragsunterlagen nicht zu entnehmen ist oder nicht angeboten wurde. Diese Situation kann auch ein Projekt verzögern. Dies ist der Grund, warum wir diese Anforderungen auf die Zeit nach dem Projekt verschieben (vergl. Einleitung in diesem Kapitel). Bitte prüfen Sie die Angebotsunterlagen und die Belegbeispiele sorgfältig, um Unstimmigkeiten zu vermeiden. Wichtig ist: die erfolgserweiternde Änderung oder Anpassung ist nicht kostenlos.
Bitte verwenden Sie für Ihre Change Requests die StratOz - Change Request-Arbeitsbögen, damit eine zeitnahe Bearbeitung erfolgen kann.
Für unsere Produkte bzw. Lösungen gelten grundsätzlich die nachfolgenden Bedingungen: https://content.stratoz.de/books/rahmenbedingungen-fur-die-erfolgreiche-automatische-verarbeitung-von-dokumenten?shelf=18
Sie sind Betreiber der Lösung und damit für den ordnungsgemäßen Betrieb Ihrer Infrastruktur zuständig. Ihnen ist bewusst, dass Sie geeignete Backup-Strategien wählen und umsetzen, die im Fehlerfall für eine geringe Down-Time sorgen. Sie müssen darüber hinaus vor jeder Änderung an ihrer Lösung (z.B. Überarbeitung der Einrichtung, Patches, Fixes, Change Requests oder Updates) ein Backup erstellen.

Vorteile der Konzept-Implementierung:
Klarheit und Struktur: Durch die umfassende Analyse und Konzeptphase gibt es bei allen Projektteilnehmern eine klare Vorstellung von den Anforderungen und dem Lösungsansatz.
Klare Auftragsdefinition und Kostensicherheit vor Projektbeginn: Quasi Festpreis, wenn Rahmenbedingungen eingehalten werden. Keine Diskussionen im Projektverlauf. 
Kostensicherheit: Feste Kostenschätzung und Kontrolle über die Projektkosten.
Zeitplanung: Fester Zeitrahmen für die Umsetzung.
Minimiert ungeplante Change Requests im Projektverlauf: Weniger Anpassungen nötig dank gründlicher Vorarbeit im Rahmen der Beleganalyse.
Mitarbeiterakzeptanz: Frühzeitige Einbindung der Mitarbeiter fördert Akzeptanz und erleichtert die Transformation: von der Beleganalyse, über die Workshops (in denen die Möglichkeiten der Einstiegslösung betrachtet wird) bis hin zur fachlichen Integration der Lösung (auf Grundlage der Belege aus der Beleganalyse).
Schnelle initiale Implementierung: Die Implementierung erfolgt in abgestimmten Zeitfenstern

Nachteile der Konzept-Implementierung:
Hoher initialer Aufwand: Umfangreiche Analysephase kann zeitaufwändig sein.
Geringe Flexibilität im Projektverlauf: Weniger Spielraum für Anpassungen während der Implementierung.
Kein Spielraum im Ablauf, weil Regeln eingehalten werden müssen: Die Umsetzung wird erst eingeplant, wenn alle notwendigen Ressourcen und Informationen vorliegen. Die Umsetzung wird auch abgebrochen und für einen späteren Zeitpunkt eingeplant, wenn Ressourcen oder Informationen nicht vorliegen.

Umsetzung neuer Wünsche bzw. Change Requests erst nach dem Projekt: erst nach einer Betriebsphase von min. 3 Monaten werden die genannten Change Requests betrachtet bzw. bearbeitet.


Notwendige Projektunterlagen der Konzept-Implementierung:
Beispieldokumente aus der Beleganalyse (diese sind Grundlage für die fachliche Integration)
Analysebogen (beinhaltet detaillierte Informationen zu den Beispieldokumenten)
Realisierungskonzept (Essenz und Erkenntnisse aus dem Analysebogen, inklusive Empfehlung für die Einstiegslösung, die notwendigen Zusatzkomponenten und Change Requests)
Angebotsunterlagen (Software-Angebot, Dienstleistungsangebot, Change Request-Angebot)

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