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Iterative Implementierung

Diese Umsetzung erfolgt in mehreren Schritten ( Iterrationen ) auf Grundlage einer minimalen Einstiegslösung, die mindestens

  • den Belege digitale empfängt 
  • den Absender zuordnet
  • die bereitgestellten Stamm- und Vorgangsdaten aus dem ERP-System für die manuelle Bearbeitung zur Verfügung stellt
  • Rückfragen mit anderen Mitarbeitern ermöglicht
  • die Ergebnisse der Bearbeitung an das Zielsystem vollständig oder zur weiteren Bearbeitung übergibt.

Die Einstiegslösung kann nach der Installation und minimaler Einrichtung mit den vorhandnen Grundfunktionen bereits eingesetzt oder zunächst, mittels mehrerer Optimierungsschleifen (Change Requests, inklusive Workshops und Umsetzung), auf die Bedürfnisse angepasst werden.

Typische Ausgangssituation für die Iterrative-Implementierung:
  • Sie möchten schnell starten und sind agil aufgestellt, oder haben für die analytische Methode https://content.stratoz.de/books/automatisierte-belegverarbeitung/page/konzeptorientierte-implementierung-konzept-implementierung keine Zeit.
  • Sie stellen gerade auf ein neues ERP-System um und möchten eine Belegverarbeitung mit minimalen Grundfunktionen als AddOn zu Ihrem ERP-System erwerben und sich nicht in weiteren Workshops zum Thema Beleganalyse aufhalten.
  • Sie möchten Ihr bestehendes ERP-System zunächst um ein minimale Einstiegslösung zur Verarbeitung Ihrer Belege erweitern, mit dieser Lösung mindestens 6 bis 12 Monate arbeiten und dann zu einem späteren Zeitpunkt die notwendigen Optimierungen auf Grundlage von Change Requests durchführen.
  • Ihr Team hat großes Interesse die Sachbearbeitung zu automatisieren.
  • Die automatisierte Verarbeitung Ihrer Belege durch "Digitale Sachbearbeiter" ist für Sie ein wichtiger Schritt Ihrer digitalen Transformation.
  • Ihrem Team ist bewusst, dass es nicht nur um die Digitalisierung, sondern auch um die Transformation (Veränderung für mehr Effektivität und Effizienz) Ihrer Sachbearbeitung geht. Ihr Team steht Veränderungen offen gegenüber.

Ablauf bei der Konzept-Implementierung:

  1. Workshops, in denen eine kleine Auswahl Ihrer Belege betrachtet wird, um zu entscheiden, ob die Einstiegslösung vom Grundsatz funktioniert. Ein "Ja" bedeutet nicht, dass kostenpflichtige Anpassungen ausgeschlossen werden.

  2. Erstellung (Richtwert)-Angebote für das Initial-Projekt:
    • Software-Angebot, mit den notwenigen Komponenten für die Einstiegslösung
    • Dienstleistungsangebot inklusive Kostenübernahmeerklärung, mit Pauschalen und Kontingenten (Erfahrungswerten), die nach Aufwand abgerechnet werden.
    • Change Request-Angebote, werden im Projektverlauf abgegeben.
  3. Ihre Auftragserteilung
  4. Sie erhalten von uns einen wichtigen Fragebogen im Excel-Datei-Format (es handelt sich um notwendige Informationen für die Einrichtung unserer Produkte).
  5. Projekt-KickOff-Meeting - hier stellen sich alle Teilnehmer vor. Es werden die nächsten Schritte abgestimmt.
  6. Sie stellen uns alle notwendigen Informationen und Ressourcen zur Verfügung, dabei koordinieren Sie auch Ihre Dienstleister (z.B. proALPHA). Besonders wichtig für die Umsetzung sind:
  7. Planung der Umsetzung durch StratOz, wenn alle notwendigen Informationen, IT- und Personal-Ressourcen bereit stehen

  8. Die Projekt-Umsetzung erfolgt in einem festgelegten, kurzen Zeitfenster. Es kommt zur Unterbrechung der Umsetzung und Neu-Einplanung, wenn nicht alle notwendigen Informationen, IT- und Personal-Ressourcen zur Umsetzung bereit stehen.

    1. Grundinstallation
    2. Einrichtung der Lösung
    3. Technischer Integrationstest mit dem Anwendungsadministrator
    4. Fachliche Integration der Lösung mit den Key-Usern auf Grundlage einiger Belege.
    5. Akzeptanz der Einstiegslösung (nachfolgend die Akzeptanzkriterien), wenn:
      • Belege abgeholt werden
      • Stamm- und Vorgangsdaten aus dem Zielsystem zur Verfügung stehen
      • Belege und Belegdaten dem Anwender zur Bearbeitung zur Verfügung gestellt werden
      • Rückfragen zu den Belegen an Kollegen gestellt werden können (gilt nicht für alle Einstiegslösungen)
      • Belege und Belegdaten an das Zielsystem übergeben werden können
    6. Einrichtung der Clients durch Ihre IT
    7. Anwenderschulung durch die Key-User, bei Bedarf mit unserer Unterstützung
  9. Transport der Lösung aus der Test-(Akzeptanz-)Umgebung in die Echtumgebung
  10. Abrechnung des Initial-Projektes (der letzten Dienstleistungen, evtl. Mehraufwendungen): Das Initial-Projekt wurde von uns an dieser Stelle vereinbarungsgemäß umgesetzt und abgerechnet.
  11. Umsetzung notwendige Change Requests; Wir sind jetzt bereit Ihre Besonderheiten zu betrachten und uns Ihrer zukünftigen Lösung durch mehrere Change Requests zu nähern, bis wir Ihren angestrebten Automatisierungsgrad erreicht haben.

Rahmenbedingungen für die Iterative-Implementierung:
  • Auf beiden Seiten sind jeweils Projektkoordinatoren benannt, die für die Koordination der Termine, die Abarbeitung der jeweiligen Aufgaben und Statusmeldung zuständig sind.
  • Beide Seiten sorgen dafür, dass die geplanten Aufwände nicht überschritten und Zeiten eingehalten werden. Abweichungen sind unverzüglich anzuzeigen.
  • Die Softwarekosten sind nach Lieferung und Rechnungsstellung sofort und im vollen Umfang fällig.
  • Wartungs- bzw. Mietkosten sind nach Installation der Software und Rechnungsstellung sofort und im vollen Umfang fällig.
  • Dienstleistungen sind nach Erbringung und Rechnungsstellung sofort und im vollen Umfang fällig.
    • Pauschalen; ohne detaillierten Leistungsnachweis
    • Angebotene Kontingente; bei Bedarf mit Leistungsnachweis, wenn der Zeitraum nicht länger als 2 Monate zurückliegt. Die Projektkoordinatoren haben sich zeitnah und regelmäßig über den aktuellen Kontostand (Kontingent und Verbrauch) auszutauschen.
  • Change Requests sind nach Erbringung und Rechnungsstellung sofort und im vollen Umfang fällig.
  • Angebote für Change Requests zeigen einen Richtwert an, der durch neue Erkenntnisse bei der Umsetzung und Implementierung oder durch weitere Wünsche steigen kann.
  • Weitere ungeplante Change Requests und alle damit verbundenen Tätigkeiten sind kostenpflichtig. Angefallene Tätigkeiten werden auch dann abgerechnet, wenn der Change Request nicht umgesetzt oder abgebrochen wird.
  • Wir unterscheiden folgende Change Requests:
    • Erfolgsnotwendige Änderungen (Change Requests); ein für den Projekterfolg notwendiger Aspekt (Typischer Wortlaut: die Lösung kann so nicht genutzt werden) wurde im Workshop nicht genannt oder wurde vergessen, ist den Vertragsunterlagen nicht zu entnehmen oder wurde nicht angeboten. Diese Situation kann ein Projekt verzögern. Bitte prüfen Sie die Angebotsunterlagen und die Belegbeispiele daher sorgfältig, um Unstimmigkeiten zu vermeiden. Wichtig ist: die erfolgsnotwendige Änderung oder Anpassung ist nicht kostenlos.
    • Erfolgserweiternde Änderungen (Change Requests); ein für den Projekterfolg nicht notwendiger Aspekt, sondern eine Erweiterung, die im Workshop nicht genannt oder vergessen wurde, den Vertragsunterlagen nicht zu entnehmen ist oder nicht angeboten wurde. Diese Situation kann auch ein Projekt verzögern. Dies ist der Grund, warum wir diese Anforderungen auf die Zeit nach dem Projekt verschieben (vergl. Einleitung in diesem Kapitel). Bitte prüfen Sie die Angebotsunterlagen und die Belegbeispiele sorgfältig, um Unstimmigkeiten zu vermeiden. Wichtig ist: die erfolgserweiternde Änderung oder Anpassung ist nicht kostenlos.
  • Bitte verwenden Sie für Ihre Change Requests die StratOz - Change Request-Arbeitsbögen, damit eine zeitnahe Bearbeitung erfolgen kann.
  • Für unsere Produkte bzw. Lösungen gelten grundsätzlich die nachfolgenden Bedingungen: https://content.stratoz.de/books/rahmenbedingungen-fur-die-erfolgreiche-automatische-verarbeitung-von-dokumenten?shelf=18
  • Sie sind Betreiber der Lösung und damit für den ordnungsgemäßen Betrieb Ihrer Infrastruktur zuständig. Ihnen ist bewusst, dass Sie geeignete Backup-Strategien wählen und umsetzen, die im Fehlerfall für eine geringe Down-Time sorgen. Sie müssen darüber hinaus vor jeder Änderung an ihrer Lösung (z.B. Überarbeitung der Einrichtung, Patches, Fixes, Change Requests oder Updates) ein Backup erstellen.

Vorteile der Iterativen-Implementierung:
  • Keine initiale Vorarbeit: die Mitarbeiter müssen keinen Aufwand im Vorfeld betreiben
  • Mitarbeiterakzeptanz: die Mitarbeiter können schon etwas sehen bzw. anpassen
  • Kurzfristige Verfügbarkeit: Ein Produkt (nach Initial-Projekt) steht sehr schnell zur Verfügung
  • Flexibilität im Projektverlauf: die Mitarbeiter haben den Freiraum Wünsche zu formulieren
  • Lösung passt final zu ca. 90 %: weil alle Wünsche erfüllt wurden

Nachteile der Iterativen-Implementierung:
  • Risiko, viele ungeplante Change Requests im Projektverlauf: Change Request werden wahllos formuliert, schnell umgesetzt und später evtl. verworfen.
  • Risiko, Klarheit und Struktur fehlen: Das große Ziel kann fehlen.
  • Risiko, Projektkosten steigen: vielen Gespräche und Versuche
  • Risiko, Start des Echtbetriebs verzögert sich: Neue Ideen und Wünsche werden als KO-Kriterien formuliert
  • Risiko, Fehleinschätzung durch die Mitarbeiter: Mitarbeiter können sich die gesehene Lösung noch nicht im Tagesablauf vorstellen
  • Mitarbeiterakzeptanz schwindet mit langen Umsetzungszeiten: wenn die Change Requests beliebig zugelassen werden, sich Diskussionen entwickeln und sich Freigaben verzögern

Notwendige Projektunterlagen der Konzept-Implementierung:

Angebotsunterlagen (Software-Angebot, Dienstleistungsangebot, Change Request-Angebot)
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