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Iterative Implementierung

Diese Umsetzung erfolgt in mehreren Schritten (Iterationen) Iterrationen ) auf Grundlage einer minimalen EinstiegslöEinstiegslösung, die mindestens

  • dieden Belege digitaldigitale empfäempfängt 
  • den Absender zuordnet
  • die bereitgestellten Stamm- und Vorgangsdaten aus dem ERP-System füfür die manuelle Bearbeitung zur VerfüVerfügung stellt
  • RüRückfragen mit anderen Mitarbeitern ermöermöglicht
  • die Ergebnisse der Bearbeitung an das Zielsystem vollstävollständig oder zur weiteren Bearbeitung üübergibt.

Die EinstiegslöEinstiegslösung kann nach der Installation und minimaler Einrichtung mit den vorhandenenvorhandnen Grundfunktionen bereits eingesetzt oder zunäzunächst, mittels mehrerer Optimierungsschleifen (Change RequestsRequests, inklusive Workshops und Umsetzung), auf die BedüBedürfnisse angepasst werden.

Typische Ausgangssituation füfür die Iterative-iterative Implementierung:
  • Sie mömöchten schnell starten und sind agil aufgestellt, oder haben füfür die analytische Methode https://content.stratoz.de/books/automatisierte-belegverarbeitung/page/konzeptorientierte-implementierung-konzept-implementierung keine Zeit.
  • Sie stellen gerade auf ein neues ERP-System um und mömöchten eine Belegverarbeitung mit minimalen Grundfunktionen als Add-onAddOn zu Ihrem ERP-System erwerben und sich nicht in weiteren Workshops zum Thema Beleganalyse aufhalten.
  • Sie mömöchten Ihr bestehendes ERP-System zunäzunächst um eineein minimale EinstiegslöEinstiegslösung zur Verarbeitung Ihrer Belege erweitern, mit dieser LöLösung mindestens 6 bis 12 Monate arbeiten und dann zu einem späspäteren Zeitpunkt die notwendigen Optimierungen auf Grundlage von Change Requests durchfüdurchführen.
  • Ihr Team hat großgroßes Interesse die Sachbearbeitung zu automatisieren.
  • Die automatisierte Verarbeitung Ihrer Belege durch "Digitale Sachbearbeiter" ist füfür Sie ein wichtiger Schritt Ihrer digitalen Transformation.
  • Ihrem Team ist bewusst, dass es nicht nur um die Digitalisierung, sondern auch um die Transformation (VeräVeränderung füfür mehr EffektivitäEffektivität und Effizienz) Ihrer Sachbearbeitung geht. Ihr Team steht VeräVeränderungen offen gegenügegenüber.

Ablauf bei der Konzept-iterativen Implementierung:

  1. Workshops, in denen eine kleine Auswahl Ihrer Belege betrachtet wird, um zu entscheiden, ob die EinstiegslöEinstiegslösung vom Grundsatz funktioniert. Ein "Ja" bedeutet nicht, dass kostenpflichtige Anpassungen ausgeschlossen werden.

  2. Erstellung (Richtwert)-Angebote füfür das Initial-Projekt:
    • Software-Angebot, mit den notwenigen Komponenten füfür die EinstiegslöEinstiegslösung
    • Dienstleistungsangebot inklusive KostenübernahmeerkläKostenübernahmeerklärung, mit Pauschalen und Kontingenten (Erfahrungswerten), die nach Aufwand abgerechnet werden.
    • Change Request-Angebote, werden im Projektverlauf abgegeben.
  3. Ihre Auftragserteilung
  4. Sie erhalten von uns einen wichtigen Fragebogen im Excel-Datei-Format (es handelt sich um notwendige Informationen füfür die Einrichtung unserer Produkte).
  5. Projekt-KickOff-Meeting - hier stellen sich alle Teilnehmer vor. Es werden die nänächsten Projekt-Schritte abgestimmt.
  6. Sie stellen uns alle notwendigen Informationen und Ressourcen zur VerfüVerfügung, dabei koordinieren Sie auch Ihre Dienstleister (z.B. proALPHA). Besonders wichtig füfür die Umsetzung sind:
    • der vollstävollständig beantwortetetbeantwortete Fragebogen (siehe oben)
    • jeweils ein vorbereitetes Test- und Echtsystem füfür unsere LöLösung gemäßgemäß System- und Hardwareanforderungen:Systemanforderungen: https://content.stratoz.de/books/systemanforderungen-der-stratoz-produkte/page/notwendige-systemumgebung-fur-die-verifierpro-belegverarbeitung
    • das Testsystem wird mit dem ERP-Testsystem verbunden, welches eine 1:1 Kopie Ihres ERP-Echtsystems enthäenthält
    • eingerichtete und funktionsbereite Adapter auf der ERP-Seite, sowohl im Test- als auch im Echtsystem
    • Belege füfür die fachliche Integration, die zu den noch nicht bearbeiteten Daten im ERP (z.B. offene Bestellung und durchgefüdurchgeführter Wareneingang bei Eingangsrechnungen) passen.
  7. Planung der Umsetzung durch StratOz, wenn alle notwendigen Informationen, IT- und Personal-RessourcenPersonalressourcen bereit stehenbereitstehen

  8. Die Projekt-Umsetzung erfolgt in einem festgelegten, kurzen Zeitfenster. Es kommt zur Unterbrechung der Umsetzung und Neu-Einplanung, wenn nicht alle notwendigen Informationen, IT- und Personal-Ressourcen zur Umsetzung bereit stehen.

    1. Grundinstallation
    2. Einrichtung der LöLösung
    3. Technischer Integrationstest mit dem Anwendungsadministrator
    4. Fachliche Integration der LöLösung mit den Key-Key Usern auf Grundlage einiger Belege.
    5. Akzeptanz der EinstiegslöEinstiegslösung (nachfolgend die Akzeptanzkriterien), wenn:
      • Belege abgeholt werden
      • Stamm- und Vorgangsdaten aus dem Zielsystem zur VerfüVerfügung stehen
      • Belege und Belegdaten dem Anwender zur Bearbeitung zur VerfüVerfügung gestellt werden
      • RüRückfragen zu den Belegen an Kollegen gestellt werden kökönnen (gilt nicht füfür alle EinstiegslöEinstiegslösungen)
      • Belege und Belegdaten an das Zielsystem üübergeben werden kökönnen
    6. Einrichtung der Clients durch Ihre IT
    7. Anwenderschulung durch die Key-Key User, bei Bedarf mit unserer UnterstüUnterstützung
  9. Transport der LöLösung aus der Test-(Akzeptanz-)Umgebung in die Echtumgebung
  10. Abrechnung des Initial-ProjektesInitialprojektes (der letzten Dienstleistungen, evtl. Mehraufwendungen): Das Initial-ProjektInitialprojekt wurde von uns an dieser Stelle vereinbarungsgemäßvereinbarungsgemäß umgesetzt und abgerechnet.
  11. Umsetzung notwendigenotwendiger Change Requests; Wir sind jetzt bereit Ihre Besonderheiten zu betrachten und uns Ihrer zuküzukünftigen LöLösung durch mehrere Change Requests zu nänähern, bis wir Ihren angestrebten Automatisierungsgrad erreicht haben.

Rahmenbedingungen füfür die Iterative-iterative Implementierung:
  • Auf beiden Seiten sind jeweils Projektkoordinatoren benannt, die füfür die Koordination der Termine, die Abarbeitung der jeweiligen Aufgaben und StatusmeldungStatusmeldungen zustäzuständig sind.
  • Beide Seiten sorgen dafüdafür, dass die geplanten AufwäAufwände nicht üüberschritten und Zeiten eingehalten werden. Abweichungen sind unverzüunverzüglich anzuzeigen.
  • Die Softwarekosten sind nach Lieferung und Rechnungsstellung sofort und imin vollenvollem Umfang fäfällig.
  • Wartungs- bzw. Mietkosten sind nach Installation der Software und Rechnungsstellung sofort und imin vollenvollem Umfang fäfällig.
  • Dienstleistungen sind nach Erbringung und Rechnungsstellung sofort und imin vollenvollem Umfang fäfällig.
    • Pauschalen; ohne detaillierten Leistungsnachweis
    • Angebotene Kontingente; bei Bedarf mit Leistungsnachweis, wenn der Zeitraum nicht lälänger als 2 Monate zurüzurückliegt. Die Projektkoordinatoren haben sich zeitnah und regelmäßregelmäßig üüber den aktuellen Kontostand (Kontingent und Verbrauch) auszutauschen.
  • Change Requests sind nach Erbringung und Rechnungsstellung sofort und imin vollenvollem Umfang fäfällig.
  • Angebote füfür Change Requests zeigen einen Richtwert an, der durch neue Erkenntnisse bei der Umsetzung und Implementierung oder durch weitere WüWünsche steigen kann.
  • Weitere ungeplante Change Requests und alle damit verbundenen TäTätigkeiten sind kostenpflichtig. Angefallene TäTätigkeiten werden auch dann abgerechnet, wenn der Change Request nicht umgesetzt oder abgebrochen wird.
  • Wir unterscheiden folgende Change Requests:
    • Erfolgsnotwendige ÄÄnderungen (Change Requests); ein füfür den Projekterfolg notwendiger Aspekt (Typischer Wortlaut: die LöLösung kann so nicht genutzt werden) wurde im Workshop nicht genannt oder wurde vergessen, ist den Vertragsunterlagen nicht zu entnehmen oder wurde nicht angeboten. Diese Situation kann ein Projekt verzöverzögern. Bitte prüprüfen Sie die Angebotsunterlagen und die Belegbeispiele daher sorgfäsorgfältig, um Unstimmigkeiten zu vermeiden. Wichtig ist: die erfolgsnotwendige ÄÄnderung oder Anpassung ist nicht kostenlos.
    • Erfolgserweiternde ÄÄnderungen (Change Requests); ein füfür den Projekterfolg nicht notwendiger Aspekt, sondern eine Erweiterung, die im Workshop nicht genannt oder vergessen wurde, den Vertragsunterlagen nicht zu entnehmen ist oder nicht angeboten wurde. Diese Situation kann auch ein Projekt verzöverzögern. Dies ist der Grund, warum wir diese Anforderungen auf die Zeit nach dem Projekt verschieben (vergl. Einleitung in diesem Kapitel). Bitte prüprüfen Sie die Angebotsunterlagen und die Belegbeispiele sorgfäsorgfältig, um Unstimmigkeiten zu vermeiden. Wichtig ist: die erfolgserweiternde ÄÄnderung oder Anpassung ist nicht kostenlos.
  • Bitte verwenden Sie füfür Ihre Change Requests die StratOz - Change Request-ArbeitsböArbeitsbögen, damit eine zeitnahe Bearbeitung erfolgen kann.
  • FüFür unsere Produkte bzw. LöLösungen gelten grundsägrundsätzlich die nachfolgenden Bedingungen: https://content.stratoz.de/books/rahmenbedingungen-fur-die-erfolgreiche-automatische-verarbeitung-von-dokumenten?shelf=18
  • Sie sind Betreiber der LöLösung und damit füfür den ordnungsgemäßordnungsgemäßen Betrieb Ihrer Infrastruktur zustäzuständig. Ihnen ist bewusst, dass Sie geeignete Backup-Strategien wäwählen und umsetzen, die im Fehlerfall füfür eine geringe Down-TimeAusfallzeit sorgen. Sie mümüssen darüdarüber hinaus vor jeder ÄÄnderung an ihrer LöLösung (z.B. ÜÜberarbeitung der Einrichtung, Patches, Fixes, Change Requests oder Updates) ein Backup erstellen.

Vorteile der Iterativen-iterativen Implementierung:
  • Keine initiale Vorarbeit: die Mitarbeiter mümüssen keinen Aufwand im Vorfeld betreiben
  • Mitarbeiterakzeptanz: die Mitarbeiter kökönnen schon etwas sehen bzw. anpassen
  • Kurzfristige VerfüVerfügbarkeit: Ein Produkt (nach Initial-Projekt) steht sehr schnell zur VerfüVerfügung
  • FlexibilitäFlexibilität im Projektverlauf: die Mitarbeiter haben den Freiraum WüWünsche zu formulieren
  • LöLösung passt final zu ca. 90 %: weil alle WüWünsche erfüerfüllt wurden

Nachteile der Iterativen-iterativen Implementierung:
  • Risiko, viele ungeplante Change Requests im Projektverlauf: Change Request werden wahllos formuliert, schnell umgesetzt und späspäter evtl. verworfen.
  • Risiko, Klarheit und Struktur fehlen: Das großgroße Ziel kann fehlen.
  • Risiko, Projektkosten steigen: vielen GespräGespräche und Versuche
  • Risiko, Start des Echtbetriebs verzöverzögert sich: Neue Ideen und WüWünsche werden als KO-Kriterien formuliert
  • Risiko, FehleinschäFehleinschätzung durch die Mitarbeiter: Mitarbeiter kökönnen sich die gesehene LöLösung noch nicht im Tagesablauf vorstellen
  • Mitarbeiterakzeptanz schwindet mit langen Umsetzungszeiten: wenn die Change Requests beliebig zugelassen werden, sich Diskussionen entwickeln und sich Freigaben verzöverzögern

Notwendige Projektunterlagen der Konzept-iterativen Implementierung:

Angebotsunterlagen (Software-Angebot, Dienstleistungsangebot, Change Request-Angebot)
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