Belege im Analysebogen erfassen

Sie haben Ihre Belege für die Erfassung im Analysebogen gemäß nachfolgendem Link durchgeführt? https://content.stratoz.de/books/verifierpro-belegverarbeitung/page/belege-sammeln-bewerten-sortieren-und-markieren

Verwenden Sie bitte für die nun folgende Registrierung Ihrer Belege den StratOz-Analysebogen (Analysebogen für die VerifierPro-Belegverarbeitung Version ..  .xlsx) Bitte benutzen Sie nur die jeweils aktuelle Version.

Sie sehen, wenn Sie den Analysebogen (die Exceldatei) öffenen, das nachfolgende Bild (Version vom 09.05.2024):

Die Datei besteht aus den Blättern (von links nach rechts):

• Rechnungen für das ERP (ReKo), um Ihre Rechnungsbeispiele für die ReKo zu registrieren und diese im Detail zu beschreiben
• Rechnungen für die FiBu, um Ihre Rechnungsbeispiele für die ReKo zu registrieren und diese im Detail zu beschreiben
• ReKo FiBu - Zusatzfragen, um Zusatzfragen für die Verarbeitung der Eingangsrechnungen zu erfassen
• Auftragsbestätigungen AB, um Ihre Auftragsbestätigungsbeispiel für AB zu registrieren und diese im Detail zu beschreiben
• AB-Zusatzfragen, um Zusatzfragen für die Verarbeitung der Auftragsbestätigungen zu erfassen
• Kundenbestellungen KB, um Ihre Kundenbestellungsbeispiele für KB zu registrieren und diese im Detail zu beschreiben
• KB-Zusatzfragen, um Zusatzfragen für die Verarbeitung der Kundenbestellungen zu erfassen
• sonstige Belege, um Beispielbelege für einen neuen Belegtyp zu registrieren und die Belege im Detail zu beschreiben
• Zusatzfragen sonstige Belege, um weitere Zusatzfragen zu dem neunen Belegtyp zu erfassen
• Variable, um sinnvolle Variablen in den Auswahlfeldern der Belegregistrierung bereit zu stellen

Die Blätter, im denen Ihre Beispielbelege, in jeweils einer Zeile mit vielen Details erfasst werden können, sind in Bereiche unterteilt:

• Spalte A, beinhaltet die eindeutige, laufende Nr. im Analysebogen, auf die man sich im Gespräch beziehen kann. Diese Nr. kann, muss aber nicht Teil des Datei-Namens sein.
• Ihre Belege, beinhaltet die ersten Daten Ihrer Belege. Hier erfassen Sie in jeder Zeile jeweils ein Dokument mit den zugehörigen Daten:
  • Mandanten(-Nr), auf die sich der Beleg bezieht (MUSS, bei mehreren Mandanten)
  • Quelle, eine Auswahl (MUSS-Feld)
  • Beleg-Bezeichnung, Dateiname (PDF-Dokument), (MUSS-Feld, der Dateiname Ihres Beispiels)
  • % Ihrer gesamten Belege, hier können Sie zum Ausdruck bringen, welchen Anteil dieser Beleg ausmacht (KANN-Feld)
  • Lieferanten mit vergleichbaren Belegen, hier können Sie Lieferanten nennen, die Ihnen ähnliche Belege zusenden (KANN-Feld)
  • Anwendungsfall, eine Auswahl an Anwendungsfällen. Sie können diese Auswahl im Blatt Variable erweitern. (MUSS-Feld)
  • Komplexität, eine Auswahl. Hier hinterlassen Sie, wie komplex Sie den Fall sehen. (MUSS-Feld)
    • Herausforderung, können Sie aufklappen um bei dem jeweiligen Fall mit Stichworten die Komplexität zu erläutern (MUSS-Felder, wenn Komplexität größer als Standardfall)
      • Herausforderung 1
      • Herausforderung 2
      • usw.
• Belegdaten, die Daten die Sie aus dem jeweiligen Dokument herauslesen. Hier kann es eine Auswahl geben, die sich aus dem jeweiligen Dokumententyp ergibt. Schauen Sie bitte auf das zugehörige Dokument der Zeile und hinterlassen im Kreuzungspunkt (Zeile und Spalte) ein X. Sie können diesen Bereich oder den Bereich Weitere Beleginformationen um Überschriften erweitern. (MUSS-Felder)
• Mögliche Währungen, hier hinterlassen Sie bei dem jeweiligen Dokument mit einem X die gewählte Währung. (MUSS-Feld)
• Mögliche Belegsprachen, hier hinterlassen Sie bei dem jeweiligen Dokument mit einem X die gewählte Sprache. (MUSS-Feld)
• Ihre Arbeitsweise, hier beschreiben Sie beim jeweiligen Dokument den Grund, warum Sie das Dokument erhalten haben, welche Informationen aus dem Dokument verwendet werden (denken sie hier bitte an Ihre farblichen Markierungen im Dokument, mit welchen Informationen aus anderen Fachanwendungen Sie einen Abgleich durchführen und wie Sie das Dokument final verarbeiten. Hier haben Sie die Möglichkeit einige Detail zur Sachbearbeitung den jeweiligen Dokuments zu hinterlassen. (MUSS-Feld) Hinweis: Kopieren Sie Vorgangsbeschreibungen nur dann, wenn diese Tatsächlich gleich sind.
• Ihr Mehraufwand, hier können Sie Ihren Aufwand bzw. Mehraufwand, den Sie beim jeweiligen Dokument bei der Sachbearbeitung haben hinterlassen. Hier kann es eine Auswahl geben, die sich aus dem jeweiligen Dokumententyp ergibt. Schauen Sie bitte auf das zugehörige Dokument der Zeile und hinterlassen im Kreuzungspunkt (Zeile und Spalte) ein X. Sie können diesen Bereich oder den Bereich Weitere Aufwände um Überschriften erweitern. (MUSS-Felder) Diese Informationen helfen, die Suche nach geeigneten Lösungen durchzuführen.
• Typische Maßnahmen, hier können Sie hinterlassen, wie sich sich heute bereits helfen um den jeweiligen Fall zu lösen. (MUSS-Feld)
• Ihre Freigabeprozesse, hier können Sie am jeweiligen Dokument hinterlassen, nach welchen Regeln sie den jeweiligen Fall mit Ihren Mitarbeitern klären. (KANN-Feld)
• Häufigkeiten, Einsparungen, hier können Sie pro Fall hinterlassen, wie häufig dieser Belegtyp/Zeiteinheit auftaucht, wie lange Sie an dem Fall arbeiten müssen, bis dieser geklärt ist (bitte die Zeit Ihrer Kollegen dazu addieren), welches Einsparpotential Sie sehen, wenn der Beleg automatisch verarbeitet würde und welche Priorität dieser Beleg im Projekt haben sollte. Dieses Feld ist ein MUSS-Feld. Hier müssen Sie sich entscheiden, damit die automatisierte Verarbeitung dieses Beleg zum Leistungsumfang Ihres Projektes wird.

 

 

 

1. 1. Belege und Beleg-Informationen erfassen, indem Sie jeden Beleg und die zugehörigen Informationen im Analysebogen erfassen. Hierzu stehen unterschiedliche Register und spezifische Felder zur Verfügung.
      1. Sie registrieren die Belege in den zuständigen Excel-Mappen (Rechnungen für das ERP (ReKo), oder Rechnungen für die FiBu oder Auftragsbestätigungen und beantworten die Fragen zu den Belegen. Bitte pro Fall (Beleg) eine Zeile. Jedes Dokument sollte als PDF-Dokument (bitte keine E-Mails, oder andere Office-Dokumente) vorliegen und die wichtigen Beleginhalte sollten farblich hervorgehoben sein. Weitere Informationen hierzu finden Sie in den jeweiligen Spalten- oder Zeilenbeschreibungen der Mappen.
         1. die Spalten: Ihre Belege, Belegdaten, Mögliche Währungen, Mögliche Belegsprache, Ihre Arbeitsweise, Ihr Mehraufwand, Typische Maßnahmen, Ihr Freigabeprozess, Ergänzende ScreenShots, Häufigkeiten und Einsparungen sind für Sie gedacht
         2. die Spalten:Workshop Anmerkungen bzw. Anforderungen, Lösung und Notwendige Anpassungen sind für den Workshop gedacht
         3. Unter REM-Zusatzfragen oder AB-Zusatzfragen werden ergänzende Fragen gestellt. Bitte diese ebenfalls beantworten.

2. Sie stellen uns alle gesammelten Unterlagen vor dem Workshop zur Verfügung. 

   Bitte beachten Sie, dass wir nur mit vielen Beispielen und Ihrer guten Vorbereitung in den Workshop starten können. Wir nehmen uns die Freiheit geplante Workshop-Termine abzusagen, wenn die Dokumente oder Informationen unzureichend sind.
   1. Wir betrachten im Workshop gemeinsam jedes Dokument und jeden Fall, um
      1. Ihre Belege und Ihre Vorgänge zu verstehen
      2. zu prüfen, ob der jeweilige Vorgang mit unserer Einstiegslösung verarbeitet werden kann
      3. evtl. notwendige Erweiterungen zu erkennen
      4. Ihnen von Fall zu Fall in unserer Demo-Lösung die Arbeitsweise unserer Produkte zu erläutern, Sie erhalten ein weiteres Verständnis über unsere Produkte.
3. Wir erstellen ein Realisierungskonzept, mit dem wir Ihnen Ihre Lösung für Ihre Dokumente aufzeigen. Dieses Realisierungskonzept liefert einen Richtwert (Kosten), der nach unserem gemeinsamen Gespräch (was soll tatsächlich im ersten Schritte umgesetzt werden) zu einem verbindlichen Angebot wird.
4. Wir haben dann ein Ergebnis
   1. Der Auftrag ist jetzt klar
   2. Die Umsetzung erfolgt auf Grundlage der Beleganalyse, der bereitgestellten Dokumente und des Realisierungskonzepts
   3. Für die Umsetzung wird ein festes Zeitfenster vorgesehen.
   4. Weitere Anforderungen sind nicht Bestandteil des Konzepts und der Umsetzung und können später (die Lösung befindet sich bei Ihnen min. 3 Monate im Einsatz) umgesetzt werden.

Wir sind nicht in der Lage unsere Produkte effektiv einzurichten, wenn wir Ihre Belege nicht kennen. Unsere Beleg-Verarbeitungsstrecken haben mittlerweile viele Standardfunktionen, aber auch diese müssen eingerichtet werden. Es kann sein, dass unbekannte Belegtypen zu einem gewissen Grad verarbeitet werden. Dafür geben wir aber keine Garantie.
Die Verarbeitung von nicht bekannten, nicht ausreichend besprochenen oder nicht freigegebene Belegen gehören nicht zum Liefer- bzw. Leistungsangebot. Diese Beleg-Verarbeitungen können nach dem Projekt kostenpflichtig betrachtet, konzipiert und umgesetzt werden.