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Ablauf der Beleganalyse, des Workshops und der Konzepterstellung

Die Beleganalyse läuft in den nachfolgenden Phasen ab:

  1. Sie (unsere Kunden) erhalten einen Excel-Fragebogen (der eine Anleitung enthält), dessen Handhabung wir mit  Ihnen im Vorfeld ausführlich besprechen. Wir nehmen uns hierfür genug Zeit.
  2. Sie sammeln und gruppieren die relevanten Belege eigenständig in Ihrem Team
    1. Sie sammeln (digital, PDF/A-Dokumente) ca. 50 relevanten Belege (Vorgänge), die in der Zukunft automatisiert verarbeitet werden sollen. Es muss pro Fall ein PDF-Dokumente sein. Der Datei-Name muss den Absender, den Dokumententyp und Vorgangs-Nr beinhalten, wenn es unterschiedliche Beispiele gibt (z.B. Fa. Maier Rechnung mit Bestellbezug AX34567 .pdf). Jedes eingehende Dokument wird um das zugehörige Dokument (PDF-Datei) aus dem ERP ergänzt (z.B. Fa. Maier Bestellung AX34567)

      • Sammeln Sie bitte nur ein PDF-Dokument pro Vorgang. Sammeldokumente oder E-Mails oder andere Dokumente können leider nicht weiter verarbeitet werden.

    2. Belege fachlich betrachtenbetrachten, und wichtige Felder markieren.markieren und bewerten

      1. Öffnen Sie jedes PDF-Dokument auf dem Bildschirm und markieren Sie jede Informationen pro Beleg,

        die bei der fachlichen oder sachlichen Bearbeitung relevant sind (z.B. in gelb)
      2. Betrachten Sie den Beleg erneut und prüfen, welche Informationen zu Stress oder Mehrarbeit führen. Diese Informationen bitte in rot markieren. Sollten diese Informationen nicht verfügbar sein, weil diese Informationen immer wieder fehlen, dann auf dem Beleg eintragen und ebenfalls in rot markieren.
    3. Belege gruppieren, damit die Schwierigkeitsgrade erkannt und beschriebenberücksichtigt werden kann
      1. Standardfälle (einfach, kann schnell bearbeitet werden)
      2. Mittelschwere Fälle
      3. Schwierige Fälle
      4. Seltene Fälle
    1. Sie können hierzu noch eine weitere Gruppierung hinzufügen, in der Sie die Top 10 Lieferanten (bei Rechnungen und Auftragsbestätigungen) oder Top 10 Kunden (bei Kundenbestellungen) auflisten und die Belege gemäß Punkt 2 sortieren.
  2. Belege in Excel registrieren
    1. Sie markieren bitte in jedem Dokument die Felder, die während Ihrer
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