Notwendige Vorbereitung für die Beleganalyse: Sammeln, bewerten, sortieren und markieren

DieIhre BeleganalyseBelege läuftund indie Art und Weise, wie diese von Ihnen bearbeitet werden, stehen im Mittelpunkt der Beleganalyse. D.h. wir betrachten die Belege, die Belegdaten, die notwendigen Datenquellen und wann Sie welche Kollegen für die abschließende Arbeit hinzu nehmen.

Ein gute Vorbereitung Ihrer Belege im Team sorgt dafür, dass Sie ein gemeinsames Prozess- und Problembewusstsein entwickeln und wir alle im Workshop die gleiche Projekt-Vision (Ziele) entwickeln.

Hier beschäftigen wir uns mit den nachfolgenden Phasen ab:Vorbereitungen:

A.

1. Sie (unsere Kunden) erhalten einen Excel-Fragebogen, dessen Handhabung wir mit  Ihnen im Vorfeld ausführlich besprechen. Wir nehmen uns hierfür genug Zeit.
2. Sie sammeln, gruppieren und bewerten die relevanten Belege in Ihrem Team
   1. Sie sammeln (digital, PDF/A-Dokumente)zunächst ca. 50 relevanten Belege (Vorgänge), die in der Zukunft automatisiert verarbeitet werden sollen. Es mussmüssen pro Fall ein(Vorgang) PDF-Dokumentealle sein.Dokumente, bzw. Dateien (digital, PDF/A-Dokumente) zusammengetragen (z.B. die Bestellung, die Rechnung, der Lieferschein, ScreenShot-Beispiel aus dem ERP oder der FiBu).

      Der Datei-Name muss eine Nr, den Absender, den Dokumententyp (und die Vorgangs-NrNr, wenn vorhanden) beinhalten, wennz.B:

      es
      unterschiedliche
      • 01 BeispieleMaier gibtBestellung AX34567. pdf (z.B.KANN, Fa.um den Vorgang besser zu verstehen)
      • 01 Maier Lieferschein AX34567. pdf (KANN, um den Vorgang besser zu verstehen)
      • 01 Maier Rechnung mit Bestellbezug AX34567 .pdf)pdf (MUSS)
      • 01 Maier ScreenShot aus der ReKo AX34567. Jedespdf eingehende Dokument wird(KANN, um dasden zugehörigeVorgang Dokumentbesser zu verstehen, insbesondere bei X- oder Y-Anpassungen)
      • 02 Schulz Bestellung .pdf (PDF-Datei)KANN, um den Vorgang besser zu verstehen)
      • 02 Schulz Lieferschein.pdf (KANN, um den Vorgang besser zu verstehen)
      • 02 Schulz Kostenrechnung .pdf (MUSS)
      • 02 Schulz ScreenShot aus demder ERPFiBu.pdf ergänzt(KANN, (z.B.um Fa.den MaierVorgang Bestellungbesser AX34567)zu
        verstehen, insbesondere bei X- oder Y-Anpassungen)
        • usw.

        SammelnSorgen Sie bitte dafür, dass sich in einer Datei nur jeweils ein PDF-Dokument probefindet. Vorgang.D.h. Sammeldokumentebitte oderkeine E-MailsSammel-PDF!

        oder

         andere

        Dokumente

        B. könnenSie leiderbewerten nichtdie weiterBelege, indem Sie sich jedes Dokument (das verarbeitet werden.

        werden
      muss,
      z.B.
   die
   2. BelegeRechnung) fachlichin betrachten,Ihrem wichtigedigitalen FelderSammelordner markierenanschauen. und bewerten
      1. Öffnen Sie jedes PDF-Dokument auf dem Bildschirm und markieren Sie jede Informationen promit Beleg,einem geeigneten Tool, die bei der fachlichen oder sachlichen Bearbeitung relevant sind (z.B. in gelb oder rot)

      2. Betrachten Sie den Beleg erneutgenau und prüfen, welche Informationen zu Stress oder Mehrarbeit führen. Diese Informationen bitte in rot markieren. Sollten diese Informationen nicht verfügbar sein, weil diese Informationen immer wieder fehlen, dann aufin demden Beleg eintragentippen und ebenfalls in rot markieren.

      Bewerten

   Sie
   3. Belegebitte gruppieren,pro damitBeleg (bzw. Vorgang) auch den Schwierigkeitsgrad, und schreiben die Schwierigkeitsgradezugehörige berücksichtigtZahl werdenins Dokument z.B links oben in die Ecke mit einer blauen Markierung. Wir kennen folgende Stufen:
      1. Standardfälle (einfach, kann schnell bearbeitet werden, nimmt wenig Zeit in Anspruch), Beleg mit der Ziffer 1 kennzeichnen
      2. Mittelschwere Fälle (es gibt Besonderheiten, die berücksichtigt werden können, dauert schon mal länger), Beleg mit der Ziffer 2 kennzeichnen
      3. Schwierige Fälle (ist schwierig, kann nicht jeder, dauert lange), Beleg mit der Ziffer 3 kennzeichnen
      4. Seltene Fälle (kommt nicht immer vor, muss immer wieder individuell betrachtet werden), Beleg mit der Ziffer 34 kennzeichnen.

       C. Sie können hierzu noch eine weitere Gruppierung hinzufügen, in der Sie z.B. die Top 10 Lieferanten (bei Rechnungen und Auftragsbestätigungen) oder Top 10 Kunden (bei Kundenbestellungen) kennzeichnen. Diese Betrachtung ist interessant, wenn Sie sich zunächst auf die Top 10 konzentrieren wollen, die Ihnen viel Arbeit machen. Bitte die Belege mit TOP 1  oder TOP 2 usw. in grün markieren.

    

3. Belege

   Ihre undUnterlagen Beleg-Informationensind erfassen,nun indem Sie jeden Beleg und die zugehörigen Informationen im Analysebogen erfassen. Hierzu stehen unterschiedliche Register und spezifische Felder zur Verfügung.

   1. Sie registrieren die Belege in den zuständigen Excel-Mappen (Rechnungen für das ERP (ReKo), oder Rechnungenbereit für die FiBuRegistrierung oderim Auftragsbestätigungen und beantworten die Fragen zu den Belegen. Bitte pro FallStratOz-Analysebogen (Beleg) eine Zeile. Jedes Dokument sollte als PDF-Dokument (bitte keine E-Mails, oder andere Office-Dokumente) vorliegen und die wichtigen Beleginhalte sollten farblich hervorgehoben sein. Weitere Informationen hierzu finden Sie in den jeweiligen Spalten- oder Zeilenbeschreibungen der Mappen.
      1. die Spalten: Ihre Belege, Belegdaten, Mögliche Währungen, Mögliche Belegsprache, Ihre Arbeitsweise, Ihr Mehraufwand, Typische Maßnahmen, Ihr Freigabeprozess, Ergänzende ScreenShots, Häufigkeiten und Einsparungen sindAnalysebogen für Sie gedacht
      2. die Spalten:WorkshopVerifierPro-Belegverarbeitung AnmerkungenVersion bzw... Anforderungen, Lösung und Notwendige Anpassungen sind für den Workshop gedacht
      3. Unter REM-Zusatzfragen oder AB-Zusatzfragen werden ergänzende Fragen gestellt..xlsx) Bitte diesebenutzen ebenfalls beantworten.

Sie stellen uns alle gesammelten Unterlagen vor dem Workshop zur Verfügung. 

Bitte beachten Sie, dass wir nur mit vielen Beispielen und Ihrer guten Vorbereitung in den Workshop starten können. Wir nehmen uns die Freiheitjeweils geplanteaktuelle Workshop-Termine abzusagen, wenn die Dokumente oder Informationen unzureichend sind.

1. Wir betrachten im Workshop gemeinsam jedes Dokument und jeden Fall, um
   1. Ihre Belege und Ihre Vorgänge zu verstehen
   2. zu prüfen, ob der jeweilige Vorgang mit unserer Einstiegslösung verarbeitet werden kann
   3. evtl. notwendige Erweiterungen zu erkennen
   4. Ihnen von Fall zu Fall in unserer Demo-Lösung die Arbeitsweise unserer Produkte zu erläutern, Sie erhalten ein weiteres Verständnis über unsere Produkte.

Wir erstellen ein Realisierungskonzept, mit dem wir Ihnen Ihre Lösung für Ihre Dokumente aufzeigen. Dieses Realisierungskonzept liefert einen Richtwert (Kosten), der nach unserem gemeinsamen Gespräch (was soll tatsächlich im ersten Schritte umgesetzt werden) zu einem verbindlichen Angebot wird.

Wir haben dann ein Ergebnis

1. Der Auftrag ist jetzt klar
2. Die Umsetzung erfolgt auf Grundlage der Beleganalyse, der bereitgestellten Dokumente und des Realisierungskonzepts
3. Für die Umsetzung wird ein festes Zeitfenster vorgesehen.
4. Weitere Anforderungen sind nicht Bestandteil des Konzepts und der Umsetzung und können später (die Lösung befindet sich bei Ihnen min. 3 Monate im Einsatz) umgesetzt werden.

Wir sind nicht in der Lage unsere Produkte effektiv einzurichten, wenn wir Ihre Belege nicht kennen. Unsere Beleg-Verarbeitungsstrecken haben mittlerweile viele Standardfunktionen, aber auch diese müssen eingerichtet werden. Es kann sein, dass unbekannte Belegtypen zu einem gewissen Grad verarbeitet werden. Dafür geben wir aber keine Garantie.
Die Verarbeitung von nicht bekannten, nicht ausreichend besprochenen oder nicht freigegebene Belegen gehören nicht zum Liefer- bzw. Leistungsangebot. Diese Beleg-Verarbeitungen können nach dem Projekt kostenpflichtig betrachtet, konzipiert und umgesetzt werden.Version.