Belege sammeln, bewerten, sortieren und markieren

Ihre Belege und die Art und Weise, wie diese von Ihnen bearbeitet werden, stehen im Mittelpunkt der Beleganalyse. D.h. wir betrachten die Belege, die Belegdaten, die notwendigen Datenquellen und wann Sie welche Kollegen für die abschließende Arbeit hinzu nehmen.

Ein gute Vorbereitung Ihrer Belege im Team sorgt dafür, dass Sie ein gemeinsames Prozess- und Problembewusstsein entwickeln und wir alle im Workshop die gleiche Projekt-Vision (Ziele) entwickeln.

Hier beschäftigen wir uns mit den Vorbereitungen:

A. Sie sammeln zunächst ca. 50 relevanten Belege (Vorgänge), die in der Zukunft automatisiert verarbeitet werden sollen. Es müssen pro Fall (Vorgang) alle Dokumente, bzw. Dateien (digital, PDF/A-Dokumente) zusammengetragen (z.B. die Bestellung, die Rechnung, der Lieferschein, ScreenShot-Beispiel aus dem ERP oder der FiBu).

Der Datei-Name muss eine Nr, den Absender, den Dokumententyp (und die Vorgangs-Nr, wenn vorhanden) beinhalten, z.B:

• 01 Maier Bestellung AX34567. pdf (KANN, um den Vorgang besser zu verstehen)
• 01 Maier Lieferschein AX34567. pdf (KANN, um den Vorgang besser zu verstehen)
• 01 Maier Rechnung mit Bestellbezug AX34567 .pdf (MUSS)
• 01 Maier ScreenShot aus der ReKo AX34567. pdf (KANN, um den Vorgang besser zu verstehen, insbesondere bei X- oder Y-Anpassungen)
• 02 Schulz Bestellung .pdf (KANN, um den Vorgang besser zu verstehen)
• 02 Schulz Lieferschein.pdf (KANN, um den Vorgang besser zu verstehen)
• 02 Schulz Kostenrechnung .pdf (MUSS)
• 02 Schulz ScreenShot aus der FiBu.pdf (KANN, um den Vorgang besser zu verstehen, insbesondere bei X- oder Y-Anpassungen)
• usw.

Sorgen Sie bitte dafür, dass sich in einer Datei nur jeweils ein Dokument befindet. D.h. bitte keine Sammel-PDF!

 

B. Sie bewerten die Belege, indem Sie sich jedes Dokument (das verarbeitet werden muss, z.B. die Rechnung) in Ihrem digitalen Sammelordner anschauen. Öffnen Sie jedes PDF-Dokument auf dem Bildschirm und markieren Sie jede Informationen mit einem geeigneten Tool, die bei der fachlichen oder sachlichen Bearbeitung relevant sind (z.B. in gelb oder rot)

Betrachten Sie den Beleg genau und prüfen, welche Informationen zu Stress oder Mehrarbeit führen. Diese Informationen bitte in rot markieren. Sollten diese Informationen nicht verfügbar sein, weil diese Informationen immer wieder fehlen, dann in den Beleg tippen und ebenfalls in rot markieren.

Bewerten Sie bitte pro Beleg (bzw. Vorgang) auch den Schwierigkeitsgrad, und schreiben die zugehörige Zahl ins Dokument z.B links oben in die Ecke mit einer blauen Markierung. Wir kennen folgende Stufen:

1. Standardfälle (einfach, kann schnell bearbeitet werden, nimmt wenig Zeit in Anspruch), Beleg mit der Ziffer 1 kennzeichnen
2. Mittelschwere Fälle (es gibt Besonderheiten, die berücksichtigt werden können, dauert schon mal länger), Beleg mit der Ziffer 2 kennzeichnen
3. Schwierige Fälle (ist schwierig, kann nicht jeder, dauert lange), Beleg mit der Ziffer 3 kennzeichnen
4. Seltene Fälle (kommt nicht immer vor, muss immer wieder individuell betrachtet werden), Beleg mit der Ziffer 4 kennzeichnen.

 C. Sie können noch eine weitere Gruppierung hinzufügen, in der Sie z.B. die Top 10 Lieferanten (bei Rechnungen und Auftragsbestätigungen) oder Top 10 Kunden (bei Kundenbestellungen) kennzeichnen. Diese Betrachtung ist interessant, wenn Sie sich zunächst auf die Top 10 konzentrieren wollen, die Ihnen viel Arbeit machen. Bitte die Belege mit TOP 1  oder TOP 2 usw. in grün markieren.

 

Ihre Unterlagen sind nun bereit für die Registrierung im StratOz-Analysebogen (Analysebogen für die VerifierPro-Belegverarbeitung Version ..  .xlsx) Bitte benutzen Sie nur die jeweils aktuelle Version.