Konzeptorientierte Implementierung (Konzept-Implementierung)

Diese Umsetzung erfolgt auf Grundlage einer umfangreichen Beleganalyse und Konzepterstellung. Diese Vorgehensweise gehört zu den sehr häufig gewählten Vorgehensweisen (95 % unser Projekte), weil sie für alle Beteiligten das Potential beinhaltet, die geplanten Projektkosten und die festgelegten Zeitfenster einzuhalten.

Diese Vorgehensweise ist besonders für die Unternehmen geeignet, die auf Grundlage einer fundierten Bedarfsanalyse die automatisierte Belegverarbeitung umsetzen möchten.

Übersicht Konzept-Implementierung

Typische Ausgangssituation für die Konzept-Implementierung:

Sie (als Kunde) setzen Ihr Zielsystem (das ERP, z.B. proALPHA) schon seit längerer Zeit ein und können Fragen zu den Stamm- und Vorgangsdaten Ihres ERP-Systems beantworten.
Ihre Sachbearbeiter können Auskunft darüber geben, wie sie Ihre eingehenden, sehr unterschiedlichen Belegtypen bearbeiten und die Belegdaten in Ihrem Zielsystem (Ihrem ERP) erfassen, um die Belege vollständig zu verarbeiten.
Ihre Sachbearbeiter wissen genau, welche Aufgaben der neue Kollege "Digitaler Sachbearbeiter" übernehmen sollte, damit die zukünftige Sachbearbeitung entlastet wird.
Ihr Team hat großes Interesse die Sachbearbeitung zu automatisieren.
Ihr Team hat Interesse daran, sich im Vorfeld mit den Belegen und der zugehörigen Sachbearbeitung auseinanderzusetzen, um nicht nur eine effektive, sondern auch eine effiziente Lösung zu erhalten.
Die automatisierte Verarbeitung Ihrer Belege durch "Digitale Sachbearbeiter" ist für Sie ein wichtiger Schritt Ihrer digitalen Transformation.
Ihrem Team ist bewusst, dass es nicht nur um die Digitalisierung, sondern auch um die Transformation (Veränderung für mehr Effektivität und Effizienz) Ihrer Sachbearbeitung geht. Ihr Team steht Veränderungen offen gegenüber.

Ablauf bei der Konzept-Implementierung:

1. Konzeptphase

1.1. Durchführung einer detaillierten Beleg- und Prozessanalyse inklusive Workshops

1.2. Erstellung eines umfassenden Realisierungskonzepts

1.3. Erstellung verbindlicher (Richtwert)-Angebote

- Software-Angebot
- Dienstleistungsangebot mit Pauschalen und Kontingenten (Erfahrungswerten), die nach Aufwand abgerechnet werden.
- Change Request - Angebot mit einem Richtwert. Der Preis kann abweichen, wenn es zu neuen Erkenntnissen kommt.

1.4. Versand der Angebote und weiterer Vertragsdokumente Vertragsdokumente

~~Lizenzbestimmungen~~ Lizenzbestimmungen
Vereinbarung zur Auftragsdatenvereinbarung gemäß DS-GVO zum Werkvertrag (EU-Kunden)
- Diese Vereinbarung bezieht sich auf die Auftragsdatenvereinbarung zur Laufzeit der Umsetzung des Werkvertrags.
Software-Service Vertrag
- Der Software-Servicevertrag ist unser Wartungsvertrag und beschreibt unsere Leistung im Fehler-/Störungsfall nach Projektende bzw. im Echtbetrieb.
Vereinbarung zur Auftragsdatenvereinbarung gemäß DS-GVO zum Software-Servicevertrag (EU-Kunden)
- Diese Vereinbarung bezieht sich auf die Auftragsdatenvereinbarung nach Projektumsetzung im Rahmen des Software-Servicevertrages / Wartungsvertrag.

1.5. Ihre Auftragserteilung

2. Projektvorbereitung

2.1. Vorbereitung der Installation und Einrichtung

Sie erhalten von uns einen wichtigen Fragebogen im Excel-Datei-Format (es handelt sich um notwendige Informationen für die Einrichtung unserer Produkte)
Sie stellen uns alle notwendigen Informationen und Ressourcen zur Verfügung, dabei koordinieren Sie auch Ihre Dienstleister (z.B. proALPHA). Besonders wichtig für die Umsetzung sind:
1. 1. der vollständig beantwortetet Fragebogen (siehe oben)
  2. ein installierte Systemumgebung für Test- und Echtsystem unserer Lösung gemäß Systemanforderungen: https://content.stratoz.de/books/systemanforderungen-der-stratoz-produkte/page/notwendige-systemumgebung-fur-die-verifierpro-belegverarbeitung
  3. Funktionsfähiges ERP-Testsystem, welches eine 1:1 Kopie des ERP-Echtsystems enthält
  4. Eingerichtete und funktionsbereite Adapter auf der ERP-Seite im Test- und Echtsystem
  5. Belege für die fachliche Integration, die zu den noch nicht bearbeiteten Daten im ERP passen

2.2. Einplanung des Projektes bei StratOz

Planung der Umsetzung durch StratOz, wenn alle notwendigen Informationen, IT- und Personal-Ressourcen bereit stehen

Die Projekt-Umsetzung erfolgt in einem festgelegten, kurzen Zeitfenster. Es kommt zur Unterbrechung der Umsetzung und Neu-Einplanung, wenn nicht alle notwendigen Informationen, IT- und Personal-Ressourcen zur Umsetzung bereit stehen.

2.3. Projekt-KickOff-Meeting

- Hier stellen sich alle Teilnehmer vor.
- Es werden die nächsten Schritte und Termine abgestimmt.
- Sie stellen uns die verbliebenen notwendigen Informationen und Ressourcen gemäß 2.1. zur Verfü~~gung~~ gung

3. Projektdurchführung

3.1. Installation

1. Grundinstallation der ~~Basiskomponenten~~ Basiskomponenten
2. Installation der Schnittstelle für das Testsystem
3. Einrichtung der Lösung
  - inkl. Bereitstellung der im Angebot enthaltenen Change Requests (oder später, je nach Vereinbarung)

3.2. Integrationstest inklusive Schulung des Admins und Installation eines Beispiel-Clients mit dem Admin

Technischer Integrationstest mit dem ~~Anwendungsadministrator~~ Anwendungsadministrator
Unterweisung des Admins
Installation eines Beispiel-Clients mit dem ~~Admin~~ Admin

3.5. Einrichtung der Clients durch Ihre IT

3.6. Schulung der Key User

Integration auf Grundlage der Belege (aktuelle 1:1 Abbildung), die im Rahmen der Beleganalyse als P1 deklariert wurden.
Akzeptanz der Lösung, wenn Belege, gemäß Konzept und Beleganalyse, verarbeitet werden

3.7. Abnahme des Testsystems

vor der Einplanung des Transport der Lösung aus der Test-(Akzeptanz-)Umgebung in die Echtumgebung ist die Abnahme des Testsystems durch den Kunden erforderlich

An dieser Stelle sollte proALPHA über den bevorstehenden Livegang informiert ~~werden~~ werden

4. Projektabschluss & Echtbetrieb

4.1. Transport der Lösung aus der Test-(Akzeptanz-)Umgebung in die Echtumgebung

Hier muss die Installation der proALPHA Schnittstelle für das Echtsystem bereits erfolgt sein.

4.2. Finale Abrechnung der letzten Dienstleistungen (und evtl. Mehraufwendungen)

4.3. Echtbetireb

Sie starten den Echtbetrieb und nutzen bei Bedarf das Ticketsystem
Das Projekt wurde von uns an dieser Stelle vereinbarungsgemäß umgesetzt und abgerechnet. Sie starten den Echtbetrieb der Lösung wann immer Sie wollen. Sie können je nach Bedarf zunächst mit Top 10 Lieferanten starten oder andere Integrationsstrategien wählen. Wir können Ihnen hierfür, für eine bestimmte Zeit (für die Einarbeitung) mehr User-Lizenzen bereitstellen als bestellt.

4.4. Umsetzung weiterer Optimierungswünsche

Erst nach Projektabschluss und ca. 3 Monaten Echtbetrieb erfolgt eine kostenpflichtige Betrachtung der formulierten Change Requests. Wir sorgen mit diesem Vorgehen dafür, dass unnötige Change Requests bei uns und Ihrem ERP-Lieferanten vermieden werden.

Rahmenbedingungen für die Konzept-Implementierung:

Auf beiden Seiten sind jeweils Projektkoordinatoren benannt, die für die Koordination der Termine, die Abarbeitung der jeweiligen Aufgaben und Statusmeldung zuständig sind.
Beide Seiten sorgen dafür, dass die geplanten Aufwände nicht überschritten und Zeiten eingehalten werden. Abweichungen sind unverzüglich anzuzeigen.
Die Softwarekosten sind nach Lieferung und Rechnungsstellung sofort und im vollen Umfang fällig.
Wartungs- bzw. Mietkosten sind nach Installation der Software und Rechnungsstellung sofort und im vollen Umfang fällig.
Dienstleistungen sind nach Erbringung und Rechnungsstellung sofort und im vollen Umfang fällig.
- Pauschalen; ohne detaillierten Leistungsnachweis
- Angebotene Kontingente; bei Bedarf mit Leistungsnachweis, wenn der Zeitraum nicht länger als 2 Monate zurückliegt. Die Projektkoordinatoren haben sich zeitnah und regelmäßig über den aktuellen Kontostand (Kontingent und Verbrauch) auszutauschen.
Change Requests sind nach Erbringung und Rechnungsstellung sofort und im vollen Umfang fällig.
- Angebote für Change Requests zeigen einen Richtwert an, der durch neue Erkenntnisse bei der Umsetzung und Implementierung oder durch weitere Wünsche steigen kann.
Weitere ungeplante Change Requests und alle damit verbundenen Tätigkeiten sind kostenpflichtig. Angefallene Tätigkeiten werden auch dann abgerechnet, wenn der Change Request nicht umgesetzt oder abgebrochen wird.
Wir unterscheiden folgende Change Requests:
- Erfolgsnotwendige Änderungen (Change Requests); ein für den Projekterfolg notwendiger Aspekt (Typischer Wortlaut: die Lösung kann so nicht genutzt werden) wurde im Workshop nicht genannt oder wurde vergessen, ist den Vertragsunterlagen nicht zu entnehmen oder wurde nicht angeboten. Diese Situation kann ein Projekt verzögern. Bitte prüfen Sie die Angebotsunterlagen und die Belegbeispiele daher sorgfältig, um Unstimmigkeiten zu vermeiden. Wichtig ist: die erfolgsnotwendige Änderung oder Anpassung ist nicht kostenlos.
- Erfolgserweiternde Änderungen (Change Requests); ein für den Projekterfolg nicht notwendiger Aspekt, sondern eine Erweiterung, die im Workshop nicht genannt oder vergessen wurde, den Vertragsunterlagen nicht zu entnehmen ist oder nicht angeboten wurde. Diese Situation kann auch ein Projekt verzögern. Dies ist der Grund, warum wir diese Anforderungen auf die Zeit nach dem Projekt verschieben (vergl. Einleitung in diesem Kapitel). Bitte prüfen Sie die Angebotsunterlagen und die Belegbeispiele sorgfältig, um Unstimmigkeiten zu vermeiden. Wichtig ist: die erfolgserweiternde Änderung oder Anpassung ist nicht kostenlos.
Bitte verwenden Sie für Ihre Change Requests die StratOz - Change Request-Arbeitsbögen, damit eine zeitnahe Bearbeitung erfolgen kann.
Für unsere Produkte bzw. Lösungen gelten grundsätzlich die nachfolgenden Bedingungen: https://content.stratoz.de/books/rahmenbedingungen-fur-die-erfolgreiche-automatische-verarbeitung-von-dokumenten?shelf=18
Sie sind Betreiber der Lösung und damit für den ordnungsgemäßen Betrieb Ihrer Infrastruktur zuständig. Ihnen ist bewusst, dass Sie geeignete Backup-Strategien wählen und umsetzen, die im Fehlerfall für eine geringe Down-Time sorgen. Sie müssen darüber hinaus vor jeder Änderung an ihrer Lösung (z.B. Überarbeitung der Einrichtung, Patches, Fixes, Change Requests oder Updates) ein Backup erstellen.

Vorteile der Konzept-Implementierung:

Klarheit und Struktur: Durch die umfassende Analyse und Konzeptphase gibt es bei allen Projektteilnehmern eine klare Vorstellung von den Anforderungen und dem Lösungsansatz.
Klare Auftragsdefinition und Kostensicherheit vor Projektbeginn: Quasi Festpreis, wenn Rahmenbedingungen eingehalten werden. Keine Diskussionen im Projektverlauf.
Kostensicherheit: Feste Kostenschätzung und Kontrolle über die Projektkosten.
Zeitplanung: Fester Zeitrahmen für die Umsetzung.
Minimiert ungeplante Change Requests im Projektverlauf: Weniger Anpassungen nötig dank gründlicher Vorarbeit im Rahmen der Beleganalyse.
Mitarbeiterakzeptanz: Frühzeitige Einbindung der Mitarbeiter fördert Akzeptanz und erleichtert die Transformation: von der Beleganalyse, über die Workshops (in denen die Möglichkeiten der Einstiegslösung betrachtet wird) bis hin zur fachlichen Integration der Lösung (auf Grundlage der Belege aus der Beleganalyse).
Schnelle initiale Implementierung: Die Implementierung erfolgt in abgestimmten Zeitfenstern

Nachteile der Konzept-Implementierung:

Hoher initialer zeitlicher Aufwand: Eine detaillierte Analysephase kann für die Anwender sehr zeitaufwändig sein.
Geringe Flexibilität im Projektverlauf: Weniger Spielraum für Anpassungen während der Implementierung.
Kein Spielraum im Ablauf, weil Regeln eingehalten werden müssen: Die Umsetzung wird erst eingeplant, wenn alle notwendigen Ressourcen und Informationen vorliegen. Die Umsetzung wird auch abgebrochen und für einen späteren Zeitpunkt eingeplant, wenn Ressourcen oder Informationen nicht vorliegen.
Umsetzung neuer Wünsche bzw. Change Requests erst nach dem Projekt: erst nach einer Betriebsphase von min. 3 Monaten werden die genannten Change Requests betrachtet bzw. bearbeitet.

Notwendige Projektunterlagen der Konzept-Implementierung:

Beispieldokumente aus der Beleganalyse (diese sind Grundlage für die fachliche Integration)
Analysebogen (beinhaltet detaillierte Informationen zu den Beispieldokumenten)
Realisierungskonzept (Essenz und Erkenntnisse aus dem Analysebogen, inklusive Empfehlung für die Einstiegslösung, die notwendigen Zusatzkomponenten und Change Requests)
Angebotsunterlagen (Software-Angebot, Dienstleistungsangebot, Change Request-Angebot)