Umsetzung auf Grundlage einer Beleganalyse und Konzepterstellung

Ausgangssituation:

• Sie setzen Ihr Zielsystem (das ERP, z.B. proALPHA) schon seit längerer Zeit ein und können daher Fragen zur Entstehung der Stamm- und Vorgangsdaten beantworten sowie Auskunft darüber geben wie die eingehenden Belegdaten im Zielsystem (Ihren ERP) verarbeitet werden.
• Sie wissen genau, welche Aufgaben der Digitale Sachbearbeiter übernehmen sollte, damit die Sachbearbeitung entlastet wird.
• Sie habe großes Interesse, die Sachbearbeitung zu automatisieren.
• Sie haben Interesse daran, sich im Vorfeld mit Ihren Belegen und der zugehörigen Sachbearbeitung auseinander zu setzen.
• Die Verarbeitung Ihrer Belege durch einen Digitalen Sachbearbeiter ist für Sie ein wichtiger Schritt Ihrer Digitalen Transformation.
• Ihnen ist bewusst, dass es nicht nur um die Digitalisierung sondern auch um die Transformation (Veränderung für mehr Effektivität und Effizienz) Ihrer Sachbearbeitung geht.

Ansatz:

• Durchführung einer detaillierten Beleg- und Prozess-Analyse.
• Erstellung eines umfassenden Realisierungskonzepts.
• Verbindliches (Richtwert)-Angebot, bei aktiver Mitarbeit durch den Kunden und wenn alle Rahmenbedingungen eingehalten werden.
  • Festes Software-Angebot
  • Dienstleistungsangebot mit Pauschalen und Kontingenten (Erfahrungswerten), die nach Aufwand abgerechnet werden.
  • Change Request - Angebot mit einem Richtwert. Der Preis kann abweichen, wenn es zu neuen Erkenntnissen kommt.
• Klare Auftragsdefinition und Kostensicherheit vor Projektbeginn (Festpreis, wenn Rahmenbedingungen eingehalten werden).
• Keine ungeplanten Change Requests, alle Projektteilnehmer sorgen dafür, dass das erste Projekt ungehindert und zeitnah umgesetzt wird.
• Integration und Transformation der Mitarbeiter beginnt frühzeitig (schon mit der Beleganalyse und den zugehörigen Workshops)

Vorteile:

• Klarheit und Struktur: Durch die umfassende Analyse und Konzeptphase gibt es eine klare Vorstellung von Anforderungen und Lösungsansatz.
• Kostensicherheit: Feste Kostenschätzung und Kontrolle über die Projektkosten.
• Zeitplanung: Fester Zeitrahmen für die Umsetzung.
• Minimierte Change Requests: Weniger Anpassungen nötig dank gründlicher Vorarbeit im Rahmen der Beleganalyse.
• Mitarbeiterakzeptanz: Frühzeitige Einbindung der Mitarbeiter fördert Akzeptanz und erleichtert die Transformation.
• Schnelle initiale Implementierung: Die Implementierung erfolgt in abgestimmten Zeitfenstern

Nachteile:

• Hoher initialer Aufwand: Umfangreiche Analysephase kann zeitaufwändig und kostspielig sein.
• Geringe Flexibilität im Projektverlauf: Weniger Spielraum für Anpassungen während der Implementierung.
• Kein Spielraum im Ablauf, weil Regeln eingehalten werden müssen: Die Umsetzung wird erst eingeplant, wenn alle notwendigen Ressourcen und Informationen vorliegen. Die Umsetzung wird auch abgebrochen und für einen späteren Zeitpunkt eingeplant, wenn Ressourcen oder Informationen nicht vorliegen.
  
• Umsetzung neuer Wünsche bzw. Change Requets erst nach dem Projekt: erst nach einer Betriebsphase von min. 3 Monaten werden die genannten Change Requets betrachtet bzw. bearbeitet.
  

Verbindliche Projektunterlagen:

• Beispieldokumente aus der Beleganalyse (diese sind Grundlage für die fachliche Integration)
• Analysebogen (beinhaltet detaillierte Informationen zu den Beispieldokumenten)
• Realisierungskonzept (Essenz und Erkenntnisse aus dem Analysebogen, inklusive Empfehlung für die Einstiegslösung, die notwendigen Zusatzkomponenten und Change Requests)
• Angebotsunterlagen (Software-Angebot, Dienstleistungsangebot, Change Request-Angebot)
• Projektablauferklärung, zur Zusicherung des Ablaufs
• Change Request -Erklärung, als Vereinbarung über den UMgang mit Change Requests
• Kostenübernahmeerklärung, dass KOsten für Mehraufwendungen übernommen werden.