Konzeptorientierte Implementierung

Diese Umsetzung auf erfolgt auf Grundlage einer umfangreichen Beleganalyse und Konzepterstellung. Diese Vorgehensweise gehört zu den sehr häufig gewählten Vorgehensweisen (95 % unser Projekte), weil sie für alle Beteiligten das Potential beinhaltet, die geplanten Projektkosten und die festgelegten Zeitfenster einzuhalten.

 

Typische Ausgangssituation:

• Sie (als Kunde) setzen Ihr Zielsystem (das ERP, z.B. proALPHA) schon seit längerer Zeit ein und können daher Fragen zurzu Entstehung derden Stamm- und Vorgangsdaten beantwortenbeantworten.
sowie
• Ihre Sachbearbeiter können Auskunft darüber geben wie sie Ihre eingehenden, sehr unterschiedlichen Belegtypen bearbeiten und die eingehenden Belegdaten imin Ihrem Zielsystem (Ihren ERP) verarbeiteterfassen, werden.um die Belege vollständig zu verarbeiten.
• SieIhre Sachbearbeiter wissen genau, welche Aufgaben der neue Kollege "Digitale SachbearbeiterSachbearbeiter" übernehmen sollte, damit die zukünftige Sachbearbeitung entlastet wird.
• SieIhr habeTeam hat großes Interesse, die Sachbearbeitung zu automatisieren.
• SieIhr habenTeam hat Interesse daran, sich im Vorfeld mit Ihrenden Belegen und der zugehörigen Sachbearbeitung auseinander zu setzen.setzen, um nicht nur eine effektive, sonder auch eine effiziente Lösung zu erhalten.
• Die automatisierte Verarbeitung Ihrer Belege durch einen DigitalenDigitale Sachbearbeiter ist für Sie ein wichtiger SchrittSchritt, Ihrer Digitalen Transformation.
• IhnenIhrem Team ist bewusst, dass es nicht nur um die Digitalisierung sondern auch um die Transformation (Veränderung für mehr Effektivität und Effizienz) Ihrer Sachbearbeitung geht. Ihr Team steht Veränderungen offen gegenüber.

 

Ansatz:Typischer Ablauf:

1. Durchführung einer detaillierten Beleg- und Prozess-Analyse.Analyse inklusive Workshops.
2. Erstellung eines umfassenden Realisierungskonzepts.
3. VerbindlichesErstellung verbindlicher (Richtwert)-Angebot, bei aktiver Mitarbeit durch den Kunden und wenn alle Rahmenbedingungen eingehalten werden.Angebote:
   • Festes Software-Angebot
   • Dienstleistungsangebot mit Pauschalen und Kontingenten (Erfahrungswerten), die nach Aufwand abgerechnet werden.
   • Change Request - Angebot mit einem Richtwert. Der Preis kann abweichen, wenn es zu neuen Erkenntnissen kommt.
4. KlarePlanung Auftragsdefinitionder Umsetzung durch StratOz, wenn alle notwendigen Informationen, IT- und KostensicherheitPersonal-Ressourcen vorbereit Projektbeginn (Festpreis, wenn Rahmenbedingungen eingehalten werden).stehen

5. KeineProjekt-Umsetzung ungeplantenin einem festgelegten, kurzen Zeitfenster. Unterbrechung der Umsetzung und Neu-Einplanung, wenn alle notwendigen Informationen, IT- und Personal-Ressourcen zur Umsetzung NICHT bereit stehen.

6. Betrachtung der Change Requests,Requets, alledie Projektteilnehmerbei der Umsetzung formuliert wurden, nach ca. 3 Monaten Echtbetrieb. Wir sorgen dafür, dass dasunnötige ersteChange ProjektRequests ungehindertbei uns und zeitnahIhrem umgesetztERP-Lieferanten wird.vermieden werden.

 

IntegrationNotwendige undRahmenbedingungen:

Transformation

Sie derstellen Mitarbeitereinen beginntProjektkoordinator frühzeitigauf (schonIhrer mitSeite derbereit.

Beleganalyse

Sie undsorgen dendafür, zugehörigen

Workshops)

 

Vorteile:

• Klarheit und Struktur: Durch die umfassende Analyse und Konzeptphase gibt es eine klare Vorstellung von Anforderungen und Lösungsansatz.
• Kostensicherheit: Feste Kostenschätzung und Kontrolle über die Projektkosten.
• Zeitplanung: Fester Zeitrahmen für die Umsetzung.
• Minimierte Change Requests: Weniger Anpassungen nötig dank gründlicher Vorarbeit im Rahmen der Beleganalyse.
• Mitarbeiterakzeptanz: Frühzeitige Einbindung der Mitarbeiter fördert Akzeptanz und erleichtert die Transformation.
• Schnelle initiale Implementierung: Die Implementierung erfolgt in abgestimmten Zeitfenstern

Nachteile:

• Hoher initialer Aufwand: Umfangreiche Analysephase kann zeitaufwändig und kostspielig sein.
• Geringe Flexibilität im Projektverlauf: Weniger Spielraum für Anpassungen während der Implementierung.
• Kein Spielraum im Ablauf, weil Regeln eingehalten werden müssen: Die Umsetzung wird erst eingeplant, wenn alle notwendigen Ressourcen und Informationen vorliegen. Die Umsetzung wird auch abgebrochen und für einen späteren Zeitpunkt eingeplant, wenn Ressourcen oder Informationen nicht vorliegen.
  
• Umsetzung neuer Wünsche bzw. Change Requets erst nach dem Projekt: erst nach einer Betriebsphase von min. 3 Monaten werden die genannten Change Requets betrachtet bzw. bearbeitet.
  

Verbindliche Projektunterlagen:

• Beispieldokumente aus der Beleganalyse (diese sind Grundlage für die fachliche Integration)
• Analysebogen (beinhaltet detaillierte Informationen zu den Beispieldokumenten)
• Realisierungskonzept (Essenz und Erkenntnisse aus dem Analysebogen, inklusive Empfehlung für die Einstiegslösung, die notwendigen Zusatzkomponenten und Change Requests)
• Angebotsunterlagen (Software-Angebot, Dienstleistungsangebot, Change Request-Angebot)
• Projektablauferklärung, zur Zusicherung des Ablaufs
• Change Request -Erklärung, als Vereinbarung über den UMgang mit Change Requests
• Kostenübernahmeerklärung, dass KOsten für Mehraufwendungen übernommen werden.

 

• Klare Auftragsdefinition und Kostensicherheit vor Projektbeginn (Festpreis, wenn Rahmenbedingungen eingehalten werden).
• Keine ungeplanten Change Requests, alle Projektteilnehmer sorgen dafür, dass das erste Projekt ungehindert und zeitnah umgesetzt wird.
• Integration und Transformation der Mitarbeiter beginnt frühzeitig (schon mit der Beleganalyse und den zugehörigen Workshops)

1. Dabei gelten folgende Regeln:
   1. Change Requests und alle damit verbundenen Tätigkeiten sind kostenpflichtig. Angefallene Tätigkeiten werden auch dann abgerechnet, wenn der Change Request nicht umgesetzt wird.
2.  (bei Einhaltung festgelegte Rahmenbedingungen)