Modul zur Verarbeitung von E-Rechnungen (ZUGFeRD und XRechnung) mit dem BelegService (proALPHA)

Im Folgenden ist die Lösung für die Verarbeitung von elektronischen Rechnungen (ZUGFeRD und XRechnung) mit dem Belegservice für proALPHA beschrieben.

Zielsetzung

Die Verarbeitung von elektronischen Rechnungen (ZUGFeRD und XRechnung) mit dem Belegservice soll es unseren Kunden ermöglichen ZUGFeRD und XRechnungen zu verarbeiten.

Hierbei sollen die Vorteile des elektronischen Rechnungsformats genutzt werden, um die Rechnungsverarbeitung mit dem Belegservice noch schneller und sicherer zu machen. So werden durch die Integration von ZUGFeRD und XRechnung Probleme wie OCR- oder Lesefehler eliminiert, da diese Formate maschinenlesbare Daten direkt bereitstellen.

Übersicht Verarbeitungsstrecke

Empfang

Eingesetzte Komponenten: MailService, OCRService, IntegrationPlatform

ZUGFeRD und XRechnungen werden nach der Mailabholung durch den MailService automatisch durch die IntegrationPlatform als solche erkannt und gesondert von den anderen Belegen weiterverarbeitet werden.

Wir gehen davon aus, dass die ZUGFeRD oder XRechnungen als Pärchen (Bei ZUGFeRD PDF mit eingebetteter XML oder bei XRechnungen XML mit eingebetteter PDF) versendet werden. Erhalten wir XML und PDF getrennt, werden beide separat verarbeitet. In diesem Fall muss einer der beiden im Belegservice abgewiesen werden.

XMLs, die keine XRechnung darstellen, werden verschoben und gemeldet (Protokoll und Mail)

Zusätzlich zur Mailabholung gibt es die Möglichkeit Rechnungen ZUGFeRD und XRechnungen direkt aus einem Verzeichnis abzuholen (z.B. wenn Rechnungen aus einem Portal heruntergeladen werden)

Verarbeitung

Eingesetzte Komponenten: IntegrationPlatform, PDF-Viewer, DokumentenCockpit, InvoiceReader, SerV3D

Sowohl bei ZUGFeRD als auch XRechnung wird immer der XML-Datensatz verwendet.
Das PDF-Dokument der ZUGFeRD-Datei wird im PDF-Viewer angezeigt.

Ersatzbelegerzeugung

Für XRechnungen wird ein Ersatzbeleg erzeugt (mit SerV3D) und im PDF-Viewer angezeigt.

Liste aller Felder, die in dem Ersatzbeleg angezeigt werden

Allgemeine Rechnungsinformationen

rsm:ExchangedDocument/ram:ID: Rechnungsnummer
rsm:ExchangedDocument/ram:TypeCode: Rechnungstyp
rsm:ExchangedDocument/ram:IssueDateTime/udt:DateTimeString (format="102"): Ausstellungsdatum
rsm:ExchangedDocument/ram:IncludedNote/ram:Content: Beschreibung (Hinweis: ram:Content kann mehrfach vorkommen)

Rechnungspositionsblock

Kommentar: Rechnungspositionsblock kann mehrfach vorkommen
rsm:SupplyChainTradeTransaction/ram:IncludedSupplyChainTradeLineItem/ram:AssociatedDocumentLineDocument/ram:LineID: Positionsnummer
rsm:SupplyChainTradeTransaction/ram:IncludedSupplyChainTradeLineItem/ram:AssociatedDocumentLineDocument/ram:IncludedNote/ram:Content: Positionsinformationen

Spezifikation des Produkts

rsm:SupplyChainTradeTransaction/ram:IncludedSupplyChainTradeLineItem/ram:SpecifiedTradeProduct/ram:SellerAssignedID: Artikelnummer des Verkäufers
rsm:SupplyChainTradeTransaction/ram:IncludedSupplyChainTradeLineItem/ram:SpecifiedTradeProduct/ram:SellerAssignedID: Artikelnummer des Käufers
rsm:SupplyChainTradeTransaction/ram:IncludedSupplyChainTradeLineItem/ram:SpecifiedTradeProduct/ram:Name: Name des Artikels
rsm:SupplyChainTradeTransaction/ram:IncludedSupplyChainTradeLineItem/ram:SpecifiedTradeProduct/ram:Description: Artikelbeschreibung

Leistungszeiträume

rsm:SupplyChainTradeTransaction/ram:IncludedSupplyChainTradeLineItem/ram:SpecifiedLineTradeSettlement/ram:StartDateTime/udt:DateTimeString(format="102"): Erstes Datum der Leistungserbringung
rsm:SupplyChainTradeTransaction/ram:IncludedSupplyChainTradeLineItem/ram:SpecifiedLineTradeSettlement/ram:EndDateTime/udt:DateTimeString(format="102"): Letztes Datum der Leistungserbringung

Steuerinformationen (Position)

rsm:SupplyChainTradeTransaction/ram:IncludedSupplyChainTradeLineItem/ram:SpecifiedLineTradeSettlement/ram:ApplicableTradeTax/ram:RateApplicablePercent: Steuerprozentsatz der Position

Monetäre Summen (Position)

rsm:SupplyChainTradeTransaction/ram:IncludedSupplyChainTradeLineItem/ram:SpecifiedLineTradeSettlement/ram:SpecifiedTradeSettlementLineMonetarySummation/ram:LineTotalAmount: Positionssumme

Preise und Rabatte/Zuschläge

rsm:SupplyChainTradeTransaction/ram:IncludedSupplyChainTradeLineItem/ram:SpecifiedLineTradeAgreement/ram:GrossPriceProductTradePrice/ram:AppliedTradeAllowanceCharge/ram:ChargeIndicator/udt:Indicator: Kennzeichen Zuschlag oder Rabatt
rsm:SupplyChainTradeTransaction/ram:IncludedSupplyChainTradeLineItem/ram:SpecifiedLineTradeAgreement/ram:GrossPriceProductTradePrice/ram:AppliedTradeAllowanceCharge/ram:ActualAmount: Zuschlag/Rabatt als Summe
rsm:SupplyChainTradeTransaction/ram:IncludedSupplyChainTradeLineItem/ram:SpecifiedLineTradeAgreement/ram:NetPriceProductTradePrice/ram:BasisQuantity(unitCode="Basiseinheit der Position"): Basismenge der Position

Referenzierte Dokumente

rsm:SupplyChainTradeTransaction/ram:IncludedSupplyChainTradeLineItem/ram:SpecifiedLineTradeAgreement/ram:BuyerOrderReferencedDocument/ram:LineID: Bestellnummer und Position

Lieferinformationen

rsm:SupplyChainTradeTransaction/ram:IncludedSupplyChainTradeLineItem/ram:SpecifiedLineTradeDelivery/ram:BilledQuantity: Positionsmenge

Verkäuferinformationen

rsm:SupplyChainTradeTransaction/ram:ApplicableHeaderTradeAgreement/ram:SellerTradeParty/ram:Name: Name des Verkäufers
rsm:SupplyChainTradeTransaction/ram:ApplicableHeaderTradeAgreement/ram:SellerTradeParty/ram:SpecifiedLegalOrganization/ram:ID(schemeID="0088"): Kennung der rechtlichen Registrierung des Verkäufers
rsm:SupplyChainTradeTransaction/ram:ApplicableHeaderTradeAgreement/ram:SellerTradeParty/ram:DefinedTradeContact/ram:PersonName: Ansprechpartner beim Verkäufer
rsm:SupplyChainTradeTransaction/ram:ApplicableHeaderTradeAgreement/ram:SellerTradeParty/ram:DefinedTradeContact/ram:TelephoneUniversalCommunication/ram:CompleteNumber: Telefonnummer des Verkäufers
rsm:SupplyChainTradeTransaction/ram:ApplicableHeaderTradeAgreement/ram:SellerTradeParty/ram:DefinedTradeContact/ram:EmailURIUniversalCommunication/ram:URIID: E-Mail-Adresse des Verkäufers
rsm:SupplyChainTradeTransaction/ram:ApplicableHeaderTradeAgreement/ram:SellerTradeParty/ram:PostalTradeAddress/ram:PostcodeCode: PLZ des Verkäufers
rsm:SupplyChainTradeTransaction/ram:ApplicableHeaderTradeAgreement/ram:SellerTradeParty/ram:PostalTradeAddress/ram:LineOne: Adresszeile 1 des Verkäufers
rsm:SupplyChainTradeTransaction/ram:ApplicableHeaderTradeAgreement/ram:SellerTradeParty/ram:PostalTradeAddress/ram:LineTwo: Adresszeile 2 des Verkäufers
rsm:SupplyChainTradeTransaction/ram:ApplicableHeaderTradeAgreement/ram:SellerTradeParty/ram:PostalTradeAddress/ram:CityName: Stadt des Verkäufers
rsm:SupplyChainTradeTransaction/ram:ApplicableHeaderTradeAgreement/ram:SellerTradeParty/ram:PostalTradeAddress/ram:CountryID: Länderkürzel des Verkäufers

Käuferinformationen

rsm:SupplyChainTradeTransaction/ram:ApplicableHeaderTradeAgreement/ram:BuyerTradeParty/ram:Name: Name des Käufers
rsm:SupplyChainTradeTransaction/ram:ApplicableHeaderTradeAgreement/ram:BuyerTradeParty/ram:PostalTradeAddress/ram:PostcodeCode: PLZ des Käufers
rsm:SupplyChainTradeTransaction/ram:ApplicableHeaderTradeAgreement/ram:BuyerTradeParty/ram:PostalTradeAddress/ram:LineOne: Adresszeile 1 des Käufers
rsm:SupplyChainTradeTransaction/ram:ApplicableHeaderTradeAgreement/ram:BuyerTradeParty/ram:PostalTradeAddress/ram:LineTwo: Adresszeile 2 des Käufers
rsm:SupplyChainTradeTransaction/ram:ApplicableHeaderTradeAgreement/ram:BuyerTradeParty/ram:PostalTradeAddress/ram:CityName: Stadt des Käufers
rsm:SupplyChainTradeTransaction/ram:ApplicableHeaderTradeAgreement/ram:BuyerTradeParty/ram:PostalTradeAddress/ram:CountryID: Länderkürzel des Käufers
rsm:SupplyChainTradeTransaction/ram:ApplicableHeaderTradeAgreement/ram:BuyerTradeParty/ram:PostalTradeAddress/ram:CountrySubDivisionName: Bundesland/Kanton/etc. des Käufers
rsm:SupplyChainTradeTransaction/ram:ApplicableHeaderTradeAgreement/ram:BuyerTradeParty/ram:SpecifiedTaxRegistration/ram:ID(schemeID="VA"): UStID des Käufers
rsm:SupplyChainTradeTransaction/ram:ApplicableHeaderTradeAgreement/ram:BuyerTradeParty/ram:SpecifiedTaxRegistration/ram:ID(schemeID="FC"): Steuernummer des Käufers

Verkäuferauftragsreferenz

rsm:SupplyChainTradeTransaction/ram:ApplicableHeaderTradeAgreement/ram:SellerOrderReferencedDocument/ram:IssuerAssignedID: Auftragsnummer

Käuferauftragsreferenz

rsm:SupplyChainTradeTransaction/ram:ApplicableHeaderTradeAgreement/ram:BuyerOrderReferencedDocument/ram:IssuerAssignedID: Bestellnummer

Rahmenvertragsreferenz

rsm:SupplyChainTradeTransaction/ram:ApplicableHeaderTradeAgreement/ram:ContractReferencedDocument/ram:IssuerAssignedID: Rahmenvertragsnummer

Warenempfängerinformationen

rsm:SupplyChainTradeTransaction/ram:ApplicableHeaderTradeDelivery/ram:ShipToTradeParty/ram:Name: Name des Empfängers
rsm:SupplyChainTradeTransaction/ram:ApplicableHeaderTradeDelivery/ram:ShipToTradeParty/ram:PostalTradeAddress/ram:PostcodeCode: PLZ des Empfängers
rsm:SupplyChainTradeTransaction/ram:ApplicableHeaderTradeDelivery/ram:ShipToTradeParty/ram:PostalTradeAddress/ram:LineOne: Adresszeile 1 des Empfängers
rsm:SupplyChainTradeTransaction/ram:ApplicableHeaderTradeDelivery/ram:ShipToTradeParty/ram:PostalTradeAddress/ram:LineTwo: Adresszeile 2 des Empfängers
rsm:SupplyChainTradeTransaction/ram:ApplicableHeaderTradeDelivery/ram:ShipToTradeParty/ram:PostalTradeAddress/ram:CityName: Stadt des Empfängers
rsm:SupplyChainTradeTransaction/ram:ApplicableHeaderTradeDelivery/ram:ShipToTradeParty/ram:PostalTradeAddress/ram:CountryID: Länderkürzel des Empfängers
rsm:SupplyChainTradeTransaction/ram:ApplicableHeaderTradeDelivery/ram:ShipToTradeParty/ram:PostalTradeAddress/ram:CountrySubDivisionName: Bundesland/Kanton/etc. des Empfängers

Lieferinformationen

rsm:SupplyChainTradeTransaction/ram:ApplicableHeaderTradeDelivery/ram:ActualDeliverySupplyChainEvent/ram:OccurrenceDateTime/udt:DateTimeString(format="102"): Lieferdatum

Zahlungsinformationen

rsm:SupplyChainTradeTransaction/ram:ApplicableHeaderTradeSettlement/ram:PaymentReference: Verwendungszweck
rsm:SupplyChainTradeTransaction/ram:ApplicableHeaderTradeSettlement/ram:InvoiceCurrencyCode: Währung der Rechnung

Empfängerkonto

Kommentar: Empfängerkonto kann mehrfach vorkommen
rsm:SupplyChainTradeTransaction/ram:ApplicableHeaderTradeSettlement/ram:SpecifiedTradeSettlementPaymentMeans/ram:PayeePartyCreditorFinancialAccount/ram:IBANID: IBAN des Verkäufers
rsm:SupplyChainTradeTransaction/ram:ApplicableHeaderTradeSettlement/ram:SpecifiedTradeSettlementPaymentMeans/ram:PayeePartyCreditorFinancialAccount/ram:AccountName: Kontoinhaber
rsm:SupplyChainTradeTransaction/ram:ApplicableHeaderTradeSettlement/ram:SpecifiedTradeSettlementPaymentMeans/ram:PayeeSpecifiedCreditorFinancialInstitution/ram:BICID: Kennung des Zahlungsdienstleisters

Zahlungsbedingungen

rsm:SupplyChainTradeTransaction/ram:ApplicableHeaderTradeSettlement/ram:SpecifiedTradePaymentTerms/ram:Description: Textinformationen zur Zahlungsbedingung
rsm:SupplyChainTradeTransaction/ram:ApplicableHeaderTradeSettlement/ram:SpecifiedTradePaymentTerms/ram:DueDateDateTime/udt:DateTimeString(format="102"): Fälligkeitsdatum der Zahlung

Steuerinformationen (Kopfebene)

Kommentar: Steuerinformationen können mehrfach vorkommen
rsm:SupplyChainTradeTransaction/ram:ApplicableHeaderTradeSettlement/ram:ApplicableTradeTax/ram:CalculatedAmount: Steuersumme
rsm:SupplyChainTradeTransaction/ram:ApplicableHeaderTradeSettlement/ram:ApplicableTradeTax/ram:BasisAmount: Zu versteuernder Basiswert
rsm:SupplyChainTradeTransaction/ram:ApplicableHeaderTradeSettlement/ram:ApplicableTradeTax/ram:RateApplicablePercent: Prozentsatz der Steuer

Zuschläge und Rabatte (Kopfebene)

Kommentar: Zuschläge und Rabatte auf Kopfebene können mehrfach vorkommen
rsm:SupplyChainTradeTransaction/ram:ApplicableHeaderTradeSettlement/ram:SpecifiedTradeAllowanceCharge/ram:ChargeIndicator/udt:Indicator: Kennzeichen zur Unterscheidung von Rabatt oder Zuschlag
rsm:SupplyChainTradeTransaction/ram:ApplicableHeaderTradeSettlement/ram:SpecifiedTradeAllowanceCharge/ram:CalculationPercent: Prozentuale Zuschlagsmenge
rsm:SupplyChainTradeTransaction/ram:ApplicableHeaderTradeSettlement/ram:SpecifiedTradeAllowanceCharge/ram:ActualAmount: Wert des Rabattes oder Zuschlags
rsm:SupplyChainTradeTransaction/ram:ApplicableHeaderTradeSettlement/ram:SpecifiedTradeAllowanceCharge/ram:Reason: Grund des Zuschlags oder Rabattes

Rechnungssummen

rsm:SupplyChainTradeTransaction/ram:ApplicableHeaderTradeSettlement/ram:SpecifiedTradeSettlementHeaderMonetarySummation/ram:LineTotalAmount: Positionssumme Gesamt
rsm:SupplyChainTradeTransaction/ram:ApplicableHeaderTradeSettlement/ram:SpecifiedTradeSettlementHeaderMonetarySummation/ram:TaxBasisTotalAmount: Nettosumme der Rechnung
rsm:SupplyChainTradeTransaction/ram:ApplicableHeaderTradeSettlement/ram:SpecifiedTradeSettlementHeaderMonetarySummation/ram:TaxTotalAmount: Steuerwert
rsm:SupplyChainTradeTransaction/ram:ApplicableHeaderTradeSettlement/ram:SpecifiedTradeSettlementHeaderMonetarySummation/ram:GrandTotalAmount: Bruttosumme der Rechnung
rsm:SupplyChainTradeTransaction/ram:ApplicableHeaderTradeSettlement/ram:SpecifiedTradeSettlementHeaderMonetarySummation/ram:TotalPrepaidAmount: Bereits geleistete Anzahlungen
rsm:SupplyChainTradeTransaction/ram:ApplicableHeaderTradeSettlement/ram:SpecifiedTradeSettlementHeaderMonetarySummation/ram:DuePayableAmount: Zu zahlender Betrag

Das Layout des Ersatzbelegs ist durch StratOz definiert. Änderungen am Layout sind nicht vorgesehen.

Rechnungspositionen (ReKo Belege)

Der Belegservice versucht die Rechnungspositionen der ZUGFeRD und XRechnungen offenen Wareneingangspositionen des Lieferanten zuzuordnen. Hier greift dieselbe Logik wie bei Rechnungen, die nicht als ZUGFeRD oder XRechnung verarbeitet werden. Das bedeutet unter anderem:

Rechnungspositionen, die nicht zugeordnet werden konnten, werden verworfen.
an der Rechnungsposition werden Bestellmenge und Liefermenge sowie Bestellpreis und berechneter Preis auf Positionsebene abgeglichen.

Wurde kein Lieferant zugeordnet, muss dieser Manuell zugewiesen werden.

Rechnungspositionen (FiBu Belege)

FiBu Belege, die über die ReKo gebucht werden

Am Template kann eingeschaltet werden ob das Template automatsch gezogen wird, oder erst nach X-Tagen
Auswahl von Templates möglich

Gesamtwert auf die Position übertragen

Der Gesamtwarenwert wird in ein Template geschrieben (Einzelpreis = Netto-Warenwert der Position).
- Menge wird nicht übernommen sondern ist immer 1

Übergabe (proALPHA)

die XML wird an das Zielsystem übergeben
- Der Export der XRechnungs-XML kann auf expliziten Kundenwunsch deaktiviert werden
die ZUGFeRD-PDF, XRechnung-PDF oder Ersatzbeleg-PDF wir an das Zielsystem übergeben

Rechnungspositionen (ReKo Belege)

Abweichungen in den Rechnungsposition (im Bereich von Bestellmenge, Liefermenge, Bestellpreis, berechneter Preis) werden mit dem Status "gelb" an der Position nach proALPHA übergeben und entsprechend dort in der ReKo farblich gekennzeichnet.

Preise (Einzelpreis; WE-Wert; Zu- und Abschläge) werden auf zwei Nachkommastellen bei der Übergabe an das Zielsystem im Bereich der Schnittstelle gerundet. (pA-spezifische Anforderung)

Mengen werden auf drei Nachkommastellen bei der Übergabe an das Zielsystem im Bereich der Schnittstelle gerundet. (pA-spezifische Anforderung)

Rechnungspositionen (FiBu Belege)

FiBu Belege, die über die ReKo gebucht werden

Die Rechnungspositionen werden analog zum Template an proALPHA übergeben

Preise (Einzelpreis; WE-Wert; Zu- und Abschläge) werden auf zwei Nachkommastellen bei der Übergabe an das Zielsystem im Bereich der Schnittstelle gerundet. (pA-spezifische Anforderung)

Unterstützte E-Rechnungsformate

unser Modul bietet umfassende Unterstützung für die folgenden E-Rechnungsformate:
- ZUGFeRD ab Version 2.2.0
- XRechnung ab Version 3.0.1
Ältere Versionen, das heißt ZUGFeRD vor 2.2.0 und XRechnung vor 3.0.1, wurden nicht auf Kompatibilität geprüft und können bei Bedarf individuell betrachtet werden.

Auf Anfrage unterstützen wir auch weitere E-Rechnungsformate – beispielsweise für Mandanten mit Sitz außerhalb Deutschlands.